Sanalla ”ulkoistaminen” voi jonkun korvaan olla vähän negatiivinen sävy ja mielestäni se kuvastaa huonosti sitä, mistä todellisuudessa on kyse: tietyn resurssin vapauttamisesta alan ammattilaisten käsiin. Yrityksillä voi olla erilaisia syitä, miksi palkkahallinnon ulkoistaminen on harkinnassa. Milloin ulkoistamista sitten kannattaa harkita? Tässä muutama yleisin syy:
- Nykyinen palkanlaskija on eläköitymässä
- Nykyinen palkkaohjelmisto on vanhenemassa, eikä vastaa enää tarpeita
- Yrityksen kasvaessa omat resurssit eivät enää riitä palkanlaskentaan
- Palkanlaskennan tuuraus on vaikea järjestää
- Yritys ei pysty itse rekrytoimaan tarpeeksi asiantuntevaa palkanlaskijaa
Mitä hyötyä on siitä, että tilitoimisto laskee yrityksen palkat?
Osaaminen ajan tasalla
Kasvavissa tilitoimistoissa lasketaan monien kymmenien eri alan yritysten palkkoja, joten osaaminen ja palkkahallinnon ajankohtaisin tietotaito löytyvät palvelusta varmasti. Yrityksenne ei tarvitse tuhlata aikaa oman henkilöstön kouluttamiseen, vaan asiantunteva tilitoimisto huolehtii esimerkiksi palkkoihin liittyvien lainsäädäntöjen muutoksista puolestanne ja varmistaa, että palkanlaskentapalvelu tuotetaan ajantasaisten määräysten mukaisesti. Esimerkiksi toukokuussa voimaan astuva EU:n tietosuojauudistus eli GDPR tulee vaikuttamaan oleellisesti henkilötietojen käsittelyyn.
Palkanlaskentaohjelmien toimivuus
Palkanlaskentaan on mahdollista käyttää yrityksen omia tietojärjestelmiä. Mikäli palkat lasketaan tilitoimiston omalla palkkaohjelmalla, kannan teknisen puolen ylläpito ja päivitykset ovat tilitoimiston vastuulla, eli yrityksillä on taas yksi murhe vähemmän. Tilitoimistoilla on usein kokemusta erilaisista ohjelmistoista ja eri alojen palkanlaskennasta, joten he pystyvät neuvomaan, mikä olisi juuri teidän yrityksellenne paras vaihtoehto.
Roolien selkeys
Yrityksen työilmapiirin kannalta saattaa myös olla helpompaa, että palkat hoidetaan ulkopuolella eikä yrityksen sisällä. Palkka on kuitenkin yksi ihmisen henkilökohtaisimpia ja tunteita nostattavampia asioita työelämässä.
Turvalliset varahenkilöjärjestelyt
Palkanlaskennan ulkoistaminen parantaa palkkahallinnon turvallisuutta. Asiansa osaavat tilitoimistot huolehtivat toimivat varahenkilöjärjestelyt mahdollisten poissaolojen ja yllättävien tilanteiden varalle. Näin palkat hoituvat aina ajallaan ja oikein, eikä palkkojenmaksu ole yhden ihmisen varassa. Palkanlaskennan ulkoistaminen on siis myös ennaltaehkäisevää riskienhallintaa ja liiketoiminnan jatkuvuuden takaamista.
Palkkahallinnon ulkoistaminen – mitä pitää ensin huomioida?
Seuraavassa on muutamia teemoja, mitä kannattaa pohtia ennen palkkahallinnon ulkoistamista. Yrityksen on tärkeä miettiä omia tarpeitaan. Muista, että hyvä tilitoimisto ei jätä sinua näiden kysymysten kanssa yksin, vaan voitte yhdessä miettiä yrityksellesi parhaiten toimivan kokonaisuuden.
Millä aikataululla haluat ulkoistaa palkkahallinnon?
Yksi vaihtoehto ulkoistamiselle on vuoden alusta, jolloin esimerkiksi vuosi-ilmoitusten teko onnistuu yhdestä paikasta. Tämä on kuitenkin aina yrityskohtaista, ja ulkoistaminen onnistuu ehdottomasti kesken vuottakin. Aiempia palkkatietoja on mahdollista siirtää uuteen järjestelmään. On myös hyvä muistaa, että vuonna 2019 voimaan astunut KATRE eli Kansallinen tulorekisteri pyrkii helpottamaan palkkatietoihin liittyvää ilmoittelua eri tahoille.
Haluatko, että palkat lasketaan samalla ohjelmalla kuin ennenkin, vai olisiko kenties tarvetta vaihtoon?
Toimiiko nykyisessä ohjelmassanne poissaolojen ylläpito ja vuosilomien hallinta? Haluatko, että uusi palkkaohjelmisto toimisi pilvessä, ja että myös esimiehillä olisi sinne pääsy kirjaamaan työntekijöiden tietoja tai vaikka poissaoloja? Ollaanko yrityksessänne ottamassa käyttöön uutta työvuorosuunnittelujärjestelmää ja siitä haluttaisiin liittymärajapinta suoraan palkkaohjelmaan? Eikö nykyinen järjestelmä tuota halutunlaisia palkkaraportteja? Ohjelmiston vaihtaminen saattaa tulla kysymykseen myös silloin, mikäli palkkojen lisäksi halutaan ulkoistaa kannan tekninen ylläpito.
Onko olemassa joku osa-alue, jonka kuitenkin haluaisit pitää omissa käsissä?
Mitäs kaikkea se nykyinen palkanlaskija oikein on hoitanutkaan? Palkkahallinto on paljon muutakin kuin vain palkanlaskentaa. Tämän takia kannattaa huolellisesti miettiä, mitä haluat kuuluvan tilitoimiston vastuualueeseen ja mitä yrityksen omaan. Pidetäänkö itsellä kuukausipalkkojen laskenta, mutta ulkoisestaan tuntipalkat? Kuka hoitaa palkkoihin liittyvät kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset eri viranomaistahoille? Entä loma- ja/tai pekkaslaskennan? Hoidetaanko palkkojen ja sivukulujen maksatukset tilitoimistossa vai yrityksen sisällä? Kuka huolehtii palkkojen ja lisien korotukset ja muut TES alaiset muutokset? Kuka tekee Kela- ja tapaturmavakuutushakemukset ja on yhteyshenkilönä ay-liittoihin?
Oletko ulkoistamassa palkkoja ehkä joskus tulevaisuudessa, mutta haluaisit aloittaa jo yhteistyö mahdollisen tulevan kumppanin kanssa?
Tilitoimistoille on mahdollista ulkoistaa myös pelkkä palkanlaskennan varallaolo, esimerkiksi nykyisen palkanlaskijan lomien ajaksi. Tällä tavoin tilitoimistolla olisi jo osaamista yrityksestä ja sen palkanlaskennasta ennen lopullista ulkoistuspäätöstä.
"Parhaita ulkoistamisen kumppaneita ovat tilitoimistot, joilla on tarjota tulevaisuutta ajatellen muutakin kuin palkanlaskenta."
Palkanlaskennassa tärkeintä ei ole pelkkä laskutaito vaan yhtä lailla ymmärrys eri aloista, lainsäädännöstä, työehtosopimuksista ja niiden vaikutuksesta palkanlaskentaan. Tärkeä tekijä on myös tilitoimiston asiakaspalveleva ote ja ihmisten kohtaaminen, onhan palkka yksi ihmisen tärkeimmistä asioista elämässä.
Parhaita ulkoistamisen kumppaneita ovat tilitoimistot, joilla on tarjota tulevaisuutta ajatellen muutakin kuin palkanlaskenta. Onko jossain kohtaa tarkoitus ulkoistaa myös HR-palvelut tai kirjanpito? Entä onko mahdollista, että yrityksesi saattaisi tulevaisuudessa tarvita yritysneuvojan palveluluita tai tarve olisi vaikkapa tietotekniikan ympäristöjen uudistamiselle?
Palkkahallinnon ulkoistaminen osaavalle ja yrityksen eri toimintoihin taipuvalle kumppanille on järkevä päätös. Parhaimmillaan palkkahallinnon ulkoistaminen tuo sekä ajan että rahan säästöä, ja yrityksesi voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa. Huolellisesti laaditulla palvelukuvauksella ja asiakaskohtaisesti sovituilla käytännöillä voidaan saavuttaa pitkäaikainen, molempia osapuolia hyvin palveleva yhteistyö.
Sinua saattavat kiinnostaa myös aiemmat blogitekstimme:
Takaisin blogiin
Palkkahallinnon asiantuntija, joka tykkää niin pyöritellä numeroita kuin palvella asiakkaitakin. Ajattelee, ennen kuin toimii. Elää iloisia ruuhkavuosia, eli vapaa-aika kuluu perheen kanssa, urheillessa sekä ikuista remonttia tehden.
