Kenen vastuulla henkilöstöhallinto eli HR on yrityksessäsi? Monissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä on lukuisa joukko erilaisia päivittäisiä HR-tehtäviä, joita se kuuluisa “joku” hoitaa omien tehtäviensä ohessa. Hyvin yleinen tilanne yrityksissä on siis se, ettei henkilöstöhallinto ole varsinaisesti kenenkään vastuulla, mutta se on ajautunut jonkun hoidettavaksi.
Perinteisesti ajatellaan, että henkilöstöhallinto on joukko tarkasti säädettyjä työelämän ja lainsäädännön tehtäväalueita. Sana henkilöstöhallinto kuvaa tarkemmin ihmisen johtamista organisaatiossa. Termi on suurelta osin korvannut työntekijöiden johtamisen käsitteen. Henkilöstöhallinto on määritelty osaksi yrityksen strategiaa ja johtamiskäytänteitä. Hyvä henkilöstöhallinto on henkilöstöjohtamisen perusta, joka muotoutuu kunkin yrityksen tarpeiden ja toiminnan mukaisesti täyttäen työlainsäädännön ja työehtosopimuksen vaatimukset.
Henkilöstöhallinto kattaa koko työsuhteen elinkaaren
Jos henkilöstöhallintoa ”joutuu” hoitamaan oman työn ohessa, on tärkeä tiedostaa, että tehtävälista on paljon enemmän kuin pientä puuhastelua, joka vie vain muutaman minuutin. Työtehtävät liittyvät yrityksen toimintaan ja työntekijöiden auttamiseen koko työsuhteen elinkaaren kattavasti. Jokainen työntekijä käy läpi lähes kaikki elinkaaren vaiheet yritykseen tullessaan ja siellä työskennellessään. Päivittäisiä ja projektimaisia HR-tehtäviä voivat olla esimerkiksi:
- rekrytointi
- työsuhdeasiat
- palkkahallinto
- perehdyttäminen
- osaamisen johtaminen
- viestintä
- palkitsemien
- henkilöstön kehittäminen
- muutostilanteet, konfliktitilanteet
- terveys
- turvallisuus
Mitä henkilöstöhallinnosta voi ulkoistaa?
Kun yritys haluaa keskittyä ydinosaamiseensa ja hankkia HR-palvelut tai ainakin osan niistä ulkoistettuna, on tärkeää tietää, mitä voi ulkoistaa ja minkälaisille yrityksille HR-ulkoistus sopii.
Ulkoistettu HR...
- ...sopii kaiken kokoisille yrityksille.
- ...on helppo ratkaisu resurssivajeeseen.
- ...tuo selkeyttä prosesseihin, kun tekeminen on keskitettyä.
- ...voi sisältää esimerkiksi päivittäiset henkilöstö- ja työsuhdeasiat
- ...voi huolehtia puolestasi työlainsäädännön ja työehtosopimusten asiat.
- ...voi tarjota oikeat työkalut henkilöstöhallintoon, esim. nykyaikainen HR-järjestelmän käyttö.
Eniten yritykset ovat HR-palveluista ulkoistaneet esimiesvalmennuksen ja palkanlaskennan tehtäviä. Kasvussa ovat rekrytointien, työsuhdeneuvonnan ja juridiikkapalvelujen ulkoistukset.
Laajimmillaan ulkoistettu HR kattaa palkanlaskennan, rekrytoinnin, henkilöstöhallinnon ja henkilöstön kehittämisen prosessit, esim.
- työsuhdeasiat
- prosessit, esim. rekrytointi
- lakisääteiset sopimukset
- työlainsäädäntö, työehtosopimukset, paikalliset sopimukset
- HR-lomakkeiden räätälöinti
- kehityskeskustelut, osaamisenhallinta, koulutustenhallinta, varhaisen tuen malli
Mitä henkilöstöhallinnon ulkoistamisessa käytännössä tapahtuu? Mitä voin odottaa?
Yrityksenne asioihin perehtyneet palkka- ja henkilöstöasiantuntijat rakentavat ja kehittävät liiketoimintaa tukevia henkilöstöhallinnon prosesseja erilaisten yritysten ja organisaatioiden tarpeisiin. Palvelu on räätälöity juuri sinun yrityksesi tarpeeseen. Räätälöinti saattaa herättää joissakin mielleyhtymän sanaan "kallis" ja "hitaasti käyttöönotettava". Tästä ei kuitenkaan ole kyse, sillä palveluntarjoajalla on oltava valmiit toimintamallit, jotka varmistavat sujuvan työtehtävien siirron sekä kustannustehokkaat ratkaisut. Palkka- ja HR-palvelut soveltuvat kaiken kokoisille yrityksille, kaikilta toimialoilta.
Ulkoistusta etsivän yrityksen kannattaa lisäksi etsiä palveluntarjoaja, jolla on vahvaa erityisosaamista sekä palkka- että HR-hallinnosta. Vaadi, että palveluntarjoaja hyödyntää näiden hoitamiseen moderneja tietojärjestelmiä. Vanhat tietojärjestelmät tarkoittavat usein suurta manuaalisen työn määrää, raportoinnin kankeutta ja kustannusten kertymistä.
Koko ulkoistetun HR:n idea on se, että henkilöstöhallinto tulee hoidettua kunnolla ja lain mukaisesti. Suurin hyöty tästä yritykselle on se, että voit keskittyä omaan ydin osaamiseesi ja henkilöstöstrategian johtamiseen. Kun henkilöstöhallintoon panostetaan enemmän, työssa viihtyvyys paranee ja työhön sitoudutaan paremmin. Näin voidaan saavuttaa vahva, liiketoiminnan tavoitteita tukeva yrityskulttuuri.
Positiiviset vaikutukset työilmapiirissa ja yrityskulttuurissa näkyvät aina myös ulospäin ja heijastuvat asiakkaille ja yhteistyökumppaneille (= tämän päivän yksi ehdoton kilpailuetu).
Apua ja lisätietoa
Miten hallitset koko työsuhteen elinkaaren? Voisiko yrityksesi henkilöstöhallinto toimia paremmin?
/AdobeStock_169532377-1.jpeg?width=300&name=AdobeStock_169532377-1.jpeg)
Lataa maksuton tallenne. Lataaminen ei sido sinua mihinkään.
Tavoitteellista henkilöstöhallintoa, tuloksellista rekrytointia ja tehokasta palkanlaskentaa!
Tutustu myös:
Priima Yrityslaskenta tarjoaa palkka- ja hr-palvelut asiantuntemuksella.
Sinua saattavat kiinnostaa myös aiemmat blogimme:
- HR-järjestelmä pk-yritykselle – mitä pitää ottaa huomioon?
- Henkilöstöä hyvin johtavien pk-yritysten etumatka kasvaa nopeasti
- HR FOORUMI keskittyi henkilöstökäytäntöjen kehittämiseen
- Milloin palkanlaskennan ulkoistaminen kannattaa
Takaisin blogiin
Myyntijohtaja, joka nauttii erilaisten ihmisten kanssa työskentelemisestä. Painottaa työssään vuorovaikutustaitojen tärkeyttä, kuuntelemista ja ihmisten arvostamista. Työmottona toimii ”ihmiseltä ihmiselle”, vaikka b2b-puolella vaikutetaankin. Vapaa-ajalla perheen yhteiset hetket vievät voiton. Myös kädentaidot, kuten piirtäminen, tekstaus ja kalligrafia, ovat lähellä sydäntä.
