Laki velvoittaa työnantajat pitämään kirjaa tehdyistä työtunneista = työaikakirjanpito. Vaikka tarve työajanseurannalle on lähtökohtaisesti lakisääteinen, se on myös osa yrityksen oman toiminnan seurantaa ja tehostamista. Työaikalain noudattamista valvovat mm. työsuojelutarkastajat.
Yrityksen on seurattava työntekijöidensä työaikaa
Työajan seurantavelvollisuus kuuluu työnantajalle. Työaikalaki ei erottele kuukausipalkkaisia tai tuntipalkkaisia työntekijöitä, vaan työaikalain mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä tunneista ja niistä suoritetuista palkoista ja korvauksista. Joillakin työpaikoilla ja yrityksissä vallitsee uskomus, että kuukausi-, urakka- tai provisiopalkalla olevien henkilöiden työaikoja ei tarvitsisi kirjata, näin se ei kuitenkaan ole. Myös näissä tapauksissa työnantajan velvollisuus on seurata työaikaa.
Helposti myös rinnastetaan työaikakirjanpito kirjanpitolain nojalla laadittuun kirjanpitoon samanlaisen terminologian vuoksi. Ajatellaan, että asiat on hoidettu, kun kirjanpito laaditaan. Palkkakirjanpito tarkoittaa kirjanpitoa maksetuista palkoista. Palkkakirjanpidossa ei näy mahdollinen liukuvan työajan käyttö tai työaikapankin käyttö.
Työnantajalla on kaksi vaihtoehtoista tapaa seurata työaikaa:
- Kirjata säännöllisen työajan työtunnit, lisäksi erikseen mahdolliset lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja kaikista työtunneista maksetut korvaukset (esim. kuukausipalkkalainen)
- Kirjata kaikki tehdyt työtunnit, mukaan lukien lisäylityötunnit ja näiden lisäksi erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat (esim. tuntipalkkalainen)
Työaikakirjanpidolle ei ole teknisiä vaatimuksia. Sen voi tehdä paperisena, Excelissä tai sähköisissä työajanseurantajärjestelmissä. Sähköinen työaikakirjaus on huomattavasti varmempi ja luotettavampi tapa hoitaa tuntikirjaus. Sähköisen tuntikirjauksen etuna on myös se, että työaikakirjaaminen onnistuu myös silloin, kun tehdään liikkuvaa työtä.
Säännöllinen työaika on normaalisti 8 tuntia vuorokaudessa tai 40 tuntia viikossa. Säännöllisestä työajasta voidaan poiketa työehtosopimuksin tai paikallisesti sopimalla. Työaikakirjanpidosta on voitava seurata työaikalain 19§.n tarkoittamaa neljän kuukauden kertymää sekä ylitöiden kalenterivuotista kertymää. Ylitöiden seuraaminen on tärkeää, että ei rikota työnantajaa velvoittavia työaikalain asettamia reunaehtoja.
Työaika-asiakirjat
Työnantajan velvollisuus on laatia työajan tasoittumisjärjestelmä, jos säännöllinen työaika on järjestetty keskimääräisesti.
Työvuoroluettelo (työvuorosuunnitelma) on suunnitelma tehtävästä työajasta ja oleellinen osa työaikakirjanpitoa. Työaikalain 35§ mukaan jokaiselle työpaikalle on laadittava työvuoroluettelo, mistä käy ilmi työntekijän säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisaika sekä lepoajat.
Työvuoroluettelo on laadittava mahdollisimman pitkälle ajanjaksolle ja tuotava työntekijöille nähtäväksi kirjallisessa muodossa viimeistään viikko aiemmin kuin kyseinen ajanjakso alkaa. Tämän jälkeen työvuoroluetteloa voidaan muuttaa vain:
- työntekijän suostumuksella
- töiden järjestelyihin liittyvän painavan syyn vuoksi (ennalta arvaamaton, ei ole ollut työnantajan tiedossa työvuoroluetteloa laadittaessa.)
Työaikakirjanpidon esittäminen
Työntekijällä tai hänen valtuuttamallaan henkilöllä on mahdollisuus lain mukaan pyytää kirjallinen selvitys itseään koskevista työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon merkinnöistä. Myös työsuojeluviranomainen voi pyytää jäljennöstä työaikakirjanpidosta (työaikalain 10 ja 12 §:n nojalla tehdystä sopimuksesta, 34§ tarkoitetusta työajan tasoittumisjärjestelmästä ja 35§:ssä tarkoitetusta työvuoroluettelosta).
Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito työsuhteen kuluvan vuoden lisäksi kaksi seuraavaa vuotta. Työsuhteen päätyttyä säilyttämisvelvollisuus on 2 vuotta työsuhteen päättymispäivästä (työaikalaki 37§).
Työaikakirjanpito on hyvä johtamisen väline
Työaikakirjanpito ei ole vain lakisääteinen tehtävä, vaan helppo tapa seurata mm. kannattavuutta, ylityökertymiä, työnkuormitusta ja sen jakautumista projekteittain tai sesongin aikana. Se mahdollistaa myös erilaisten asiakas-, osasto-, prosessikohtaisen työvaiheiden kulujen- ja keston seurannan. Paljonko aikaa on käytetty ja mihin, paljonko tunti maksaa ja paljonko saan siitä omalta asiakkaaltani?
Työaikakirjanpidolla (työajanseuranalla) voidaan vastata työaikalain asettamiin vaatimuksiin sekä parantaa yrityksen tehokkuutta ja kannattavuutta.
Priima Yrityslaskenta on tukena asiakkaan arjessa ja neuvonantajana päätöksenteon hetkellä
Tilitoimistomme auttaa työaikakirjanpidon toteuttamisessa arvioimalla yhdessä yrityksen kanssa erilaisia työajan seurantavaihtoehtoja.
Sinua saattaa kiinnostaa myös aiemmat blogitekstimme:
Lähteet:
Työaikalaki FINLEX ® - Valtion säädöstietopankki.
Työaikakirjanpito Tyosuojelu.fi.
Takaisin blogiin
Myyntijohtaja, joka nauttii erilaisten ihmisten kanssa työskentelemisestä. Painottaa työssään vuorovaikutustaitojen tärkeyttä, kuuntelemista ja ihmisten arvostamista. Työmottona toimii ”ihmiseltä ihmiselle”, vaikka b2b-puolella vaikutetaankin. Vapaa-ajalla perheen yhteiset hetket vievät voiton. Myös kädentaidot, kuten piirtäminen, tekstaus ja kalligrafia, ovat lähellä sydäntä.
