Kuinka hallita henkilöstöhallinnosta kertyvää dataa?

Henkilöstö- ja palkkahallinnosta kertyvän datan määrä on valtava. Työntekijöiden omien tietojen lisäksi työvuorosuunnittelu, työaikakirjanpito ja palkanlaskenta tuottavat oman datansa. Kaikkea tätä käsittelevät yrityksessä monet henkilöt: työntekijät, esimiehet, johto, HR-osasto, palkanlaskenta ja kolmannet osapuolet, esimerkiksi ay-liitot. Kuinka HRM saadaan helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi, joka huomioi eri käyttäjät? Miten ratkaiset HR-datan haasteet tilitoimiston avulla?

Tämän blogin avulla huomaat, että henkilöstöhallinto voidaan hoitaa hyvinkin suoraviivaisesti tai toisaalta monen mutkan kautta. Mikä yllä olevista viivoista kuvaa yrityksesi henkilöstöhallintoa parhaiten?

Vaihtoehtoja yrityksen henkilöstöhallinnon hoitamiseen

Paperit ja Excelit

Jokaisella yrityksellä on datan hallintaan oma HR-järjestelmänsä. Saatat ehkäpä miettiä, ettei yrityksellänne ole käytössä mitään erillistä henkilöstöhallintoon tarkoitettua ohjelmaa. Mutta itse asiassa kaikilla on! Myös paperiset vaihtoehdot tai manuaalisesti hallittavat Excelit lasketaan. Nämä ovat teidän järjestelmänne.

Manuaalisuus ja toisistaan irralliset tiedot ovat ongelmallisia monesta näkökulmasta. Tämä vaatii moninkertaista kirjaamista: eri ihmiset syöttävät samaa tietoa eri paikkoihin. Esimerkiksi tuntiseuranta ja matkalaskutus tehdään Exceliin, ja pian palkanlaskenta kirjaa samat tiedot käsin omaan ohjelmaansa. Kaikkien aikaa tuhlaantuu ja samalla virheiden mahdollisuus kasvaa, kun syöttöjä tehdään usean ihmisen toimesta ja moneen kertaan.

Integraatiot

Toisaalta saattaa olla niin, että yritys hyödyntää modernia ohjelmaa työajanseurantaan tai henkilöstöhallintoon, mutta täältä ei ole minkäänlaista rajapintaa esimerkiksi palkanlaskentaan. Jälleen tehot jäävät saamatta ja tietoja syötetään käsin. Prosessit on tärkeä ajatella alusta loppuun asti ja eri datan käsittelijöiden kannalta!

Integraatioiden kautta tieto saadaan liikkumaan järjestelmien välillä. Esimerkiksi yhden kirjaamisen periaate voi toteutua, kun rajapinnat on rakennettu tuntiseurannasta palkkoihin ja palkoista kirjanpitoon. Tekeminen automatisoituu ja nopeutuu sekä virheet vähenevät.

Huomioittehan kuitenkin, että integraatioiden "helppous" vaihtelee ohjelmittain ja samalla kannatte kustannuksia useammasta ohjelmistosta. Pienet muutokset esimerkiksi palkkalajeissa saattavat aiheuttaa muutoksia integraatioon, jolloin on varmistettava, että tehdyt muutokset ovat uuden käytännön mukaisia jokaisessa ohjelmassa. Myös raportointitiedon saaminen voi osoittautua pirstaleiseksi ja saatat reaaliaikaisen tiedon sijaan joutua tarkastelemaan pelkkiä menneitä lukuja.

Yksi HRM-järjestelmä

Ja sitten on HR-järjestelmä. Aina sellaisen hankkiminen omaksi ei kuitenkaan ole kannattavaa. Yrityksesi voi saada nykyaikaisen henkilöstöhallinnon järjestelmän ominaisuudet käyttöönsä tilitoimiston palkanlaskentapalveluun liitettävän HR-palvelun kautta. Omaa HR-järjestelmää ei siis tarvitse hankkia, että prosessi saadaan nykyaikaiseksi ja helpoksi kaikille osapuolille. Käytät tilitoimiston järjestelmää, joka takaa oikeanlaiset työvälineet henkilöstöhallinnon hoitamiseen, raportointiin ja analysointiin. Maksat vain yhdestä järjestelmästä ja siinäkin vain niistä osa-alueista, joita yrityksesi käyttää. 

Nykyaikainen ratkaisu huomioi myös kaikki eri käyttäjäosapuolet aina henkilöstöstä johtoon, palkanlaskentaan ja edelleen kirjanpitoon. Lisäksi yrityksenne tulee huomioineeksi monet lakisääteiset määräykset, kuten henkilötietojen säilyttämisen tietosuojalain (GDPR) mukaisesti.

Tilitoimiston HR-järjestelmä kattaa koko työsuhteen elinkaaren. Esimiehenä hoidat helposti esimerkiksi työsopimukset, työsuhdemuutokset, perehdytykset, kehityskeskustelut, seurannat, suunnitelmat ja henkilöstön tunnuslukujen analysoinnin. Järjestelmä on erinomainen johtamisen väline! Työntekijänä taas näet läpinäkyvästi tietosi esimerkiksi palkkalaskelmista ja lomasaldoista ja viestit johdolle loma- ja poissaolohakemuksesi.

Miten siis jatkat?

Avuksesi

Haluatko perehtyä itsenäisesti vielä palveluun ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen? Tässä hyödyllisiä linkkejä:

• Palvelukuvaus: Tilitoimiston tarjoamat HR-palvelut
  
  
• Blogi: Ulkoistettu HR on vastaus yrityksille, joissa "joku" hoitaa henkilöstöhallintoa
  
  
• Blogi: Yrityksen pitää tietää: Henkilöstösuunnitelma ja yhteistoimintalaki
  
  
• Maksuton webinaaritallenne:
  
  Palkka- ja HR-datan hyödyntäminen päätöksen teossa

Miten järjestät HR:n helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi? Millaisia raportteja kannattaa hyödyntää?

Voi myös keskustella suoraan asiantuntijan kanssa: