Kannattaako digitaalinen taloushallinto?

Sähköisestä ja digitaalisesta taloushallinnosta puhutaan usein arkikielessä samana asiana, ja kummallekin termille on olemassa lukuisia eri määritelmiä. Suppeimmillaan sähköinen taloushallinto voidaan nähdä vain laskujen sähköisenä käsittelynä ja verkkolaskutuksena, jotka toki tehostavat jo prosesseja, mutta eivät yksistään tarkoita vielä digitaalista taloushallintoa. Digitaalisella taloushallinnolla tarkoitetaan sitä, että kaikki tiedon käsittely, siirtäminen, varastointi ja esittäminen hoidetaan sähköisessä muodossa, ja sen tavoitteena on käsitellä kaikki kirjanpidon tapahtumat mahdollisimman automaattisesti ja paperittomasti. Ihanteellisessa tilanteessa kaikki tietovirrat ja prosessien eri vaiheet hoidetaan digitaalisessa muodossa paitsi yrityksen sisällä, myös yrityksen ja sen sidosryhmien välillä.

Digitaalisen taloushallinnon hyödyt yritykselle

Digitaalinen taloushallinto tarjoaa perinteisiin paperitositteisiin ja manuaalisiin prosesseihin verrattuna suuria etuja. Ylipäätään digitaalisella taloushallinnolla saavutetaan tehokkuutta monessa asiassa.

Mitä hyötyjä digitaalinen taloushallinto tuo yritykselle?

• Yrityksen taloushallinnon hoito ja yhteydenpito kirjanpitäjän kanssa helpottuu: aineistoa on nopeaa siirtää, käsitellä ja varastoida sekä kommentoida.
• Kirjanpitoa ja tositteita voidaan tarkastella ajasta ja paikasta riippumatta, tarvitaan vain päätelaite ja Internet-yhteys. Tositteet on myös helpompi löytää eikä niiden laatu kärsi (paperi kellastu ja ruttaannu, kuittien muste häipyy pois...).
• Yritykseltä säästyy fyysistä tilaa, kun tositteet ovat tallessa digitaalisessa muodossa perinteisten mappien ja arkistolaatikoiden sijaan.
• Vihreä liiketoiminta – Digitaalinen taloushallinto on ympäristöystävällisempi vaihtoehto perinteisille paperisille tositteille, ja se viestii myös yrityksen ekologisuudesta, joka on korkealle arvostettu asia tänä päivänä. Vihreydellä voi olla siis myös yrityksen imagoa kohottava vaikutus. Paperinkulutuksen lisäksi digitaalinen taloushallinto vaikuttaa myös liikkumiseen ja kuljetukseen sekä sähkön- ja lämmönkulutukseen.
• Verkkolaskutusta pidetään nuorekkaana ja se viestii, että yritys tuntee aikansa ja paikkansa digitalisoituvassa maailmassa. Joillekin yrityksille verkkolaskutus on ainoa tapa lähettää ja vastaanottaa laskuja, joten pahimmillaan yrityksen suhde esimerkiksi suurempaan toimittajaan voi estyä tai tarjouskilvassa saattaa jopa hävitä, jos yrityksellä ei ole valmiutta vastaanottaa ja lähettää verkkolaskuja.
• Yrityksen taloutta voidaan tarkastella reaaliaikaisemmin – ei tarvitse odottaa, että tiliote saapuu pankilta ja kuukauden tapahtumat kirjataan, ja että vasta tämän jälkeen voidaan tarkastella edellisen kuukauden tapahtumia.
• Inhimilliset näppäily- ja tallennusvirheet vähenevät olennaisesti, kun prosessit tai osia niistä voidaan korvata manuaalisen näpyttelyn sijaan automaatioilla.
• Hyvin suunnitellulla ja toteutetulla digitaalisella taloushallinnolla voidaan saavuttaa myös merkittäviä kustannussäästöjä.
• Ajasta ja paikasta riippumattomuuden ja automaatioiden myötä tiedon käsittely on nopeampaa ja säästää siten myös aikaa (ja aika on monelle yrittäjälle rahaa).

Millainen digitaalisuuden aste sopii yritykselleni?

Yritykselle parhaiten sopiva digitaalisen taloushallinnon aste ja järjestelmä riippuvat yrityksen tilanteesta ja tarpeista. Eri yrityksillä ja toimialoilla voi olla hyvinkin erilaisia tarpeita taloushallinnon prosesseissa, kuten myyntilaskutuksessa ja raportoinnissa. On tärkeää muistaa, ettei digitaalinen taloushallinto tarkoita automaattisesti kustannussäästöjä – hyvin suunnitellussa ja toteutetussa digitaalisessa taloushallinnossa ne syntyvät kuitenkin kuin seurauksena.

Esimerkki: koko ostosta maksuun -prosessi voidaan hoitaa digitaalisesti

1) Ostolasku saapuu automaattisesti toimittajalta reskontraan.

2) Järjestelmä hakee laskulta automaattisesti laskun ja toimittajan tiedot. Toimittajan taakse voidaan asettaa myös ostotili, johon lasku automaattisesti tiliöityy.

3) Ostolaskua voidaan tarkastella, tiliöidä ja kommentoida helposti, ja ostolasku ja siihen liittyvät kommentit näkyvät kierrossa jokaisella käsittelijällä – laskua ei tarvitse paperisena kopioida tai siirrellä jokaiselle käsittelijälle erikseen

4) Kun lasku on kierrossa tarkastettu ja hyväksytty, se voidaan maksaa suoraan reskontrasta pankkiin lähtevän maksuaineiston avulla – tilinumeroiden ja viitteiden näpyttelyä ei tarvita missään vaiheessa

5) Reskontrasta tiedot siirtyvät puolestaan automaattisesti kirjanpitoon ja sen raporteille

6) Kaiken kaikkiaan automatisoitu ja digitaalinen ostolaskujen käsittely vähentää virheiden mahdollisuutta, säästää aikaa, ja nopean ostosta maksuun -prosessin ansiosta vältytään varmemmin esimerkiksi ikäviltä maksumuistutuksilta.

Voiko digitaalisesta taloushallinnosta olla haittaa yritykselle?

Tuttu sitaatti ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee myös yrityksen digitaalisen taloushallinnon onnistumisessa. Mielestäni yrityksen taloushallinnon digitaalisuutta tai sähköisyyttä tulisi aina miettiä yrityskohtaisesti. On tärkeää suunnitella yrityksen digitaalinen taloushallinto ammattilaisten kanssa niin, että sen aste optimoi taloushallinnon tehokkuuden ja toisaalta myös kustannukset – sähköistämisen kustannukset eivät saisi olla suurempia kuin kustannusten tuomat hyödyt yritykselle. Ei välttämättä esimerkiksi ole järkeä muuttaa ostolaskuprosessia sähköiseksi, jos yrityksellä on vain muutama ostolasku kuukaudessa, eikä digitaalinen ostolaskuprosessi näin ollen näkyvästi säästä aikaa tai resursseja. Toisin on, jos yritykselle tulee kuukauden aikana kymmeniä tai satoja ostolaskuja.

Digitaalisuutta miettiessä on myös tärkeää huomioida ja tarkkailla omaa yrityskulttuuriaan: onko yrityskulttuuri sellainen, että se suhtautuu positiivisesti muutoksiin? Digitaalisuuden tuomista mahdollisuuksista ei ole hyötyä, jos niitä ei oteta käyttöön, vaan pysytään edelleen vanhoissa tavoissa.

On tärkeää huomioida suunnittelussa myös riskit esimerkiksi viruksista, käyttökatkoista ja tietokaappauksista, ja pyrkiä vähentämään, pienentämään tai sulkemaan pois näiden mahdollisuus. 

Kaiken kaikkiaan digitaalisessa taloushallinnossa voidaan kuitenkin nähdä merkittävästi enemmän hyötyjä kuin haittoja. Uskon, että jo lähitulevaisuudessa jokaisen yrittäjän on sopeuduttava sähköiseen taloushallintoon ainakin joiltain osin. Suurille yrityksille digitaalisuus on käytännössä ainoa keino selvitä kasvaneista kontrollien ja vastuiden vaatimuksista. Ilman sähköisiä ja digitaalisia järjestelmiä globaalisti toimivan suuryrityksen olisi mahdotonta kontrolloida tai tarkastella toisessa maassa toimivan yksikön taloushallintoa reaaliaikaisesti.

Lataa oppaamme

Oppaan lataaminen ei sido sinua mihinkään ja opas on maksuton.

Opas yrityksen johdolle:
Ymmärrä tilinpäätöstä

• Tilinpäätösinformaatio
• Tiedä, mitä seurata ja mitä luvut tarkoittavat.

Sinua saattavat kiinnostaa myös:

• Uusi liiketoiminta ei kasva mukavuusalueella – muuttaako digitalisaatio kaiken?
• Uuden ajan työ – Tekoäly ja robotiikka vapauttavat rutiinityöstä
• Digitalisaatio - mahdollistaa tehdä asiat uudella tavalla