Työvuorosuunnittelu on henkilöstöresurssien johtamista

Henkilöresurssiensuunnittelu ja työvuorosuunnittelu ovat yrityksen, yksikön tai työyhteisön toiminnan johtamista. Hyvällä töiden järjestelyllä vaikutetaan työssä saavutettaviin hyviin tuloksiin sekä työhyvinvointiin ja työntekijöiden työssä jaksamiseen. Työntekijän kannalta työaikasuunnittelu ja työvuorojen etukäteen tiedoksi saaminen antaa mahdollisuuden suunnitella perhe-elämää ja vapaa-aikaa pitkäjänteisesti. Työntekijä on työnsä paras tuntija, ja siksi hänen asiantuntemuksensa käyttö työvuorosuunnittelussa on luonnollista.

Parhaimmillaan työvuorosuunnittelu on esimiehen ja työntekijän välistä yhteistyötä

Työaikasuunnittelussa työvuoroluettelon laatimisen lähtökohtana on yrityksen sujuva toiminta, johon on yhteensovitettu työntekijöiden yksilölliset tarpeet. Työaikalainsäädäntö ja työehtosopimukset määrittävät puitteet työnjohto-oikeuden käytölle. Työvuoroluettelon laatijan tulee hallita yrityksen tuotanto- ja palvelutoiminnan prosessit sekä optimaalisen henkilöstöresurssien sijoittamisen. On myös tärkeää, että laatijalla on osaamista sekä tietämystä erilaisiin työaikoihin kuten maksimi työaika, viikkolepoaika, vapaapäivät sekä työn kuormitus. Ottamalla työntekijät mukaan suunnitteluun parannetaan työntekijän sitoutumista ja työmotivaatiota sekä työn hallintaa.

Työnantajalla on yleinen työnjohto eli DI rektio-oikeus (TSL 1:1 § ja KL 6:26 §). Tämä sisältää työnantajan oikeuden päättää muun muassa siitä, mitä työtehtäviä tehdään, milloin ja missä ne tehdään. Työn ja työajan suunnitteluoikeus sekä samalla suunnitteluvelvollisuus perustuu puolestaan työaikalakiin ja alakohtaiseen työehtosopimukseen. Ne velvoittavat kaikkia työnantajia ja rajoittavat työnantajan direktiivioikeutta.

Työvuorosuunnittelu on kustannusten hallintaa

Työajan sijoittaminen vaikuttaa siihen, minkälaisia kustannuksia työn teettäminen aiheuttaa. Siten työvuorosuunnittelu on työnantajan kannalta myös kustannusten hallintaa. Tästä syystä työnantajan tulee yleensä pyrkiä siihen, että työaikaa ei sijoiteta työaikakorvauksia aiheuttaville ajankohdille enempää kuin on tarpeen.

Esimies vastaa työvuoroluettelon tekemisestä ja siitä, että työt sijoitetaan tehtäväksi tarkoituksenmukaisina ajankohtina ja että työntekijöitä kohdellaan yhdenvertaisesti. Hänen tulee myös antaa työvuoroluettelo ajallaan tiedoksi työntekijälle.

Työvuorosuunnittelulla tuetaan työssäjaksamista

Työajoilla on suuri merkitys työntekijän työhyvinvoinnille ja työssäjaksamiselle. Työvuoroluettelon laatijan on pidettävä mielessä, että työntekijöillä on erilaiset elämäntilanteet, jotka pitävät sisällään erilaisia velvoitteita henkilökohtaisessa elämässä. Työntekijän kannalta työvuorojen etukäteen tiedoksisaaminen antaa mahdollisuuden suunnitella perhe-elämää ja vapaa-aikaa pitkäjänteisesti sekä vähentää tarvetta vuorojen vaihtamiseen. Hyvällä töiden järjestelyllä voidaan vaikuttaa niin työssä saavutettaviin hyviin tuloksiin kuin työhyvinvointiin ja työntekijöiden työssä jaksamiseen.  

Työehtosopimukset antavat omat ehtonsa tasoittumisjärjestelmästä, tasoittumisjaksoista sekä niiden luettelon antamisesta työntekijälle nähtäväksi. Usein kuulee keskusteluja, että työvuoroja  on jouduttu pyytämään moneen kertaan laatijalta lasten hoitopaikalle tai kesätyöntekijänä olevat tekevät 6-8 työvuoroa peräkkäin yhdellä vapaapäivällä ja kaikki viikonloput. Ethän sinä toimi näin?

Työntekijöiden työaikasuojelu perustuu Suomen työaikalainsäädäntöön ja EU:n työaikadirektiiviin, jossa rajoitetaan enimmäistyöaikaa ja on asetettu vaatimuksia lepoajoille. Työaikalaki edellyttää, että työnantaja kirjaa työaikakirjanpitoon kaikki tehdyt työtunnit, ylityötunnit ja niistä maksettavat korvaukset työntekijöittäin.

Työvuorosuunnitelma eli työvuoroluettelo toimii palkanmaksun perusteena ja tehtyjen työtuntien todisteena sekä dokumenttina. Tarkempia työaikasäännöksiä ovat aina alakohtaiset työehtosopimukset.

Mitä asioita pitää huomioida työvuorosuunnittelussa?

• työlainsäädäntö
• työehtosopimus
• tasoittumisjärjestelmä
• työajan pituudet, tauot, lepoajat
• poissaolot, lomat ja toiveet
• arkipyhät/arkivapaat, työajanlyhennysten käyttäytyminen
• kiertävät työvuorot (aamu-, ilta- yövuoro <->)
• montako henkilöä per työvuoro, osaajat/osaaminen, myynti- ja asiakaspalvelussa sesongit, kassavirtalaskelmat/asiakasvirrat
• oikeuden mukaisuus
• suunnittelu/toteuma
• vuoro järjestelmän ergonomia suositukset:
  • peräkkäisten yövuorojen määrä
  • työvuorojen kierto myötäpäivään
  • peräkkäisten työvuorojen määrä (viikkolepo)
  • työvuoron kesto Maximit
  • vapaa jaksojen yhdistäminen
  • vuoro järjestelmän säännöllisyys
  • työntekijän vaikuttamismahdollisuudet omiin työaikoihin

Riittävä palautuminen työvuorojen välillä ja mahdollisuus yksityiselämään ovat edellytyksiä työkyvyn säilymiselle ja työntekijöiden hyvinvoinnille. Inhimilliset työ olot ja työajat edesauttavat työntekijöitä myöskin jaksamaan työelämässä eläkeikään asti.

Työehtosopimukset mahdollistavat suunnitella työvuorot yrityksen tarpeiden mukaisesti

Tasoittumisjaksojen tehokkaan käyttämisen edellytyksenä on se, että työnantaja tietää, minkä verran työtunteja yrityksessä on tarve teettää kunakin viikkona. Yleensä tämä tieto saadaan yrityksessä jo muutenkin olemassa olevien tietojen perusteella. Esimerkiksi myyntiin sidotuissa toiminnoissa aiempien vuosien myyntien perusteella voidaan laatia myyntibudjetit vuoden kaikille viikoille.

Tasoittumisjaksojen käyttöönotto ja käytettävien jaksojen pituudet ovat työnantajan yksipuolisesti päätettävissä. Kuitenkin valmistellessaan tai aikoessaan muuttaa tasoittumisjärjestelmää työnantajan on varattava luottamusmiehelle, tai jollei sellaista ole valittu, työntekijöille tilaisuus esittää mielipiteensä.

Ennen tasoittumisjakson alkua työnantajan tulee laatia etukäteen jokaiselle työntekijälle työajan tasoittumisjärjestelmä, josta käy ilmi seuraavat asiat:

• tasoittumisjakson pituus (montako viikkoa)
• kokonaistyöaika (työaika*viikot )
• jakson alkamis- ja päättymispäivämäärä.

Työntekijälle tiedoksiannettu työvuoroluettelo sitoo pääsääntöisesti työnantajaa. Työvuoroluetteloa voidaan kuitenkin aina muuttaa työntekijän suostumuksella.

Työnantaja voi tehdä yksipuolisestikin muutoksia työvuoroihin, jos muutosten tekemiseen on töiden järjestelyihin liittyvä painava syy, esim. jokin yllättävä muutos, jota ei ole voitu ennakoida työvuoroluetteloa laadittaessa ja joka vaikeuttaa olennaisesti yrityksen normaalia toimintaa (esim. yllättävät sairaus- ja muut poissaolot).

Jos työvuoroluetteloa muutetaan, vähennetään johonkin päivään lisättävät työtunnit samanaikaisesti tasoittumisjaksossa jäljellä olevasta tuntimäärästä ja työvuoroluetteloon lasketaan uusi jäljellä oleva keskimääräinen viikkotyöaika.

Mitä seuraavaksi?

Luitko jo toisen aiheeseen liittyvän blogimme: Mikä on työaikakirjanpito?

Kannattaa myös ladata webinaaritallenne työvuorosuunnittelusta. Lataaminen ei sido sinua mihinkään. Webinaarissa käydään läpi.

• Henkilöstöresurssien suunnittelu ja seuranta
• Henkilöstökulujen ja työtehon muodostuminen
• Tehotavoitteen tunnusluvut
• Tehokkaan työvuorosuunnittelun periaatteet

Lähteet:

• Työaikalaki https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1996/19960605
• Työturvallisuuslaki (TTL) 2 Luku 10§ työajoista työntekijällä aiheutuvat mahdollisesti  
• Vaara- ja haittatekijät https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2002/20020738#a738-2002
• Työterveyslaitos suosituksia työvuorojen suunnitteluun: https://www.ttl.fi/tyontekija/tyoaika/vuorotyo/suosituksia-tyovuoro