Sähköinen taloushallinto tuo jälleen Suomen positiivisesti maailmankartalle. Sähköisten työvälineiden kehittyminen ja päivitetty kirjanpitolainsäädäntö mahdollistavat sen, että Suomi kuuluu taloushallinnon digitalisoinnin kärkimaihin.
Suurille, kansainvälisille yrityksille digitaalinen taloushallinto on tänä päivänä edellytys sille, että kasvavat kontrolli- ja vastuuvaatimukset täyttyvät, ja että ajantasainen raportointi onnistuu yli maantieteellisten rajojen. Sähköisyys ei kuitenkaan ole vain suurten yritysten etuoikeus, vaan hyvin suunnitellusta ja oikein järjestetystä taloushallinnon sähköistämisestä hyötyvät monin tavoin kaiken kokoiset yritykset. Taloushallinnon tekninen kehitys onkin painottunut erityisesti pk-yritysten taloushallinnon rutiinien helpottamiseen.
Miksi sähköinen taloushallinto?
Mitä on sähköinen taloushallinto ja mitä etuja se tuo perinteiseen paperiseen kirjanpitoon verrattuna? Käytännössä sähköistetty taloushallinto tarkoittaa sitä, että taloushallinnon rutiinitöitä ja osakirjanpitoja, kuten pääkirjanpitoa, osto- ja myyntilaskuja, palkkoja, viranomaisilmoitusten lähettämistä, tilauksia sekä laskujen maksua hoidetaan sähköisessä järjestelmässä niin, että sähköisyyden mahdollistamat toiminnot ja automaatiot säästävät aikaa vieviä työvaiheita, esimerkiksi paperisen aineiston kopiointia ja järjestämistä tai manuaalista kirjaamista.
Sähköisen taloushallinnon suurimmat edut ovat sen tehokkuus ja nopeus. Ajassa näkyvät säästöt voidaan usein rinnastaa suoraan yrityksen taloudellisiin säästöihin. Kirjanpidon sujuvuuden lisäksi yrityksen tarpeisiin yksilöity sähköinen taloushallinto tehostaa yrityksen toimintaa, ja parhaimmillaan se voi vaikuttaa koko yrityskulttuurin kehittymiseen. Sähköinen taloushallinto on yrityksen johdolle tehokas apuväline: varsinaisten taloustietojen tarkastelun lisäksi se mahdollistaa ajantasaisen tuottojen ja kulujen seuraamisen muun muassa asiakkaittain, projekteittain tai tuotteittain. Sähköisyys voi siis mahdollistaa koko yrityksen toiminnan joustavamman organisoinnin sekä ajantasaisiin tietoihin perustuvan uudenlaisen johtamisen.
Sähköiseen taloushallintoon siirtymisellä on muitakin hyötyjä – se on ekologista, säästää tilaa ja viestii ulospäin kehityksen mukana pysyvästä yrityksestä. Rutiinien sähköistämisen kannattavuutta on pohdittu lisää jo aiemmin blogissamme.
Löydä yrityksellesi oikea digitaalisuuden aste
Sähköisyys sopii monenlaisen ja -kokoisen yrityksen taloushallinnolle, sillä erilaiset järjestelmät ja palvelukokonaisuudet tarjoavat rajattomat mahdollisuudet luoda erilaisia sähköisen taloushallinnon variaatioita. Toisaalta tämän vuoksi sähköisen taloushallinnon merkittävimmät riskit liittyvät nimenomaan käyttöönotto-vaiheeseen, ja hätiköidyt päätökset ja toimet voivat johtaa siihen, että sähköisyydestä syntyy yritykselle enemmän rasite kuin yritystoimintaa helpottava työväline.
Järjestelmätarjoajien kilpailu palveluiden tarjoamisesta yrityksille on kovaa, ja lukuisten järjestelmien ja hintojen joukosta voi tuntua vaikealta löytää oman yrityksen tarpeita ja tavoitteita parhaiten tukevat palvelut. Sähköisen taloushallinnon hyötyjen mahdollistaminen edellyttääkin huolellista perehtymistä yrityksen taloushallinnon rutiineihin ja tarpeisiin, tarjolla oleviin taloushallinnon järjestelmiin sekä myös yrityksen lähitulevaisuuden kehitys- ja kasvusuunnitelmiin.
Sähköisyys kannattaa rakentaa heti kerralla oikein, liiketoiminnan tavoitteita tukevaksi kokonaisuudeksi. Muuten mennään ojasta allikkoon.
Ojasta allikkoon? Kun sähköisyys ei palvelekaan liiketoimintaa
Esimerkki 1: Järjestelmää valittaessa ei ole otettu tarpeeksi tarkasti huomioon yrityksen tarpeita. Tällöin järjestelmästä saattaa jäädä puuttumaan jokin yritykselle tärkeä ominaisuus. Monesti puuttuvat ominaisuudet liittyvät raportointiin. Hyvin suunniteltu on siis puoliksi tehty.
Esimerkki 2: ”Puolisähköinen” taloushallinto. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että vaikka yrityksessä on otettu käyttöön sähköinen ostoreskontra, puolet laskuista tulee edelleen paperisena yrityksen postilaatikkoon, yrittäjä maksaa niitä verkkopankista, ja ne täytyy toimittaa kirjanpitäjälle jälkeenpäin joko paperilla tai sähköpostitse. Kirjanpidossa tietojen yhdisteleminen voi olla aikaa vievää ja hankalaa. Tilanne ei myöskään helposta yrittäjää, sillä laskuja joudutaan edelleen maksamaan käsin verkkopankista ja toimittamaan tilitoimistolle.
Esimerkki 3: Vastaavanlainen tilanne voi aiheutua myös siitä, että yritys käyttää useaa sellaista järjestelmää, joita ei ole suunniteltu toimimaan yhdessä. Tällöin kaikkia tietoja ei välttämättä pystytä siirtämään järjestelmästä toiseen, vaan tästä aiheutuu turhaa, manuaalista työtä.Jes! Sähköistä hallitusti ja oikein
Esimerkki onnistuneesta digitaalisuuden ja taloushallinnon automaatioiden hyödyntämisestä on tilanne, jossa kaikki laskut tulevat ostoreskontraan sähköisesti. Tällöin yrittäjä pääsee näkemään, hyväksymään ja maksamaan laskut samasta järjestelmästä, ajasta tai paikasta riippumatta. Laskuja ei tarvitse odottaa postissa, maksaa erikseen verkkopankissa ja sitten säilyttää ja toimittaa kirjanpitäjälle. Myös kirjanpitäjän työ helpottuu, kun paperisia tositteita ei tarvitse käsin siirrellä kirjanpito-ohjelmaan. Aikaa vapautuu yrityksen liiketoiminnan sparraamiseen ja syvempään perehtymiseen.
Priiman myynnin ja taloushallinnon asiantuntijoiden avulla kokoamme juuri yrityksesi tarpeisiin räätälöidyt sähköiset taloushallinnon palvelut.
Osallistu maksuttomiin webinaareihin ja yritystilaisuuksiin
Voit myös olla suoraan yhteydessä asiantuntujoihimme
Takaisin blogiin
Tiedonjanoinen taloushallinnon ammattilainen, joka tutkiskelee ja oppii mielellään kaikkea uutta sekä nauttii pikkutarkasta näpertämisestä ja tekemisestä. Vapaa-ajalla erityisesti käsityöt ja musiikin parissa touhuilu innostavat. Toisinaan uskaltautuu myös keittiöön loihtimaan erilaisia herkkuja.
