Tulorekisteri on täysin uusi palvelu, joka otetaan käyttöön 1.1.2019. Kansallinen tulorekisteri eli KATRE tuo muutoksia palkkahallinnon prosesseihin. Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista saajakohtaisesti viiden päivän sisällä, jolloin se on tiedon käyttäjillä hyödynnettävissä lähes reaaliaikaisesti. Kerromme keskeisistä muutoksista sekä asioista, jotka tulevat vaikuttamaan palkkahallinnon prosesseihin.
Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot
Vuoden 2019 alusta siirrytään Kansallisen tulorekisterin sähköiseen tietokantaan, joka sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot henkilötasolla. Tulorekisterin käyttöönotto aiheuttaa muutoksia palkkahallinnon prosesseihin. Työnantajan näkövinkkelistä suurin muutos on se, että eri tahoille muun muassa viranomaisille ja eri aikataulussa ilmoitettavat tiedot ilmoitetaan jatkossa vain kerran tulorekisteriin viiden päivän sisällä palkanmaksusta.
Tietoja tulorekisteriin tuottaa joko tiedon tuottaja itse tai hänen valtuuttamansa tahot, kuten esimerkiksi tilitoimistot, joille taloushallinto on ulkoistettu. Vuoden 2019 alussa tiedon käyttäjiä ovat Kela, Työeläkelaitokset, ETK, Työttömyysvakuutusrahasto ja Verohallinto. Kaikki tiedot ilmoitetaan Tulorekisteriin sähköisesti. Vuodesta 2020 alkaen ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot.
Lähde: tulorekisteri.fi
Tulorekisterin käyttö vaatii tunnistautumisen
Tulorekisterin käyttöönotto muuttaa myös ilmoittamisen valtuutuskäytäntöjä. Tulorekisterissä ei voi käyttää entisiä valtuuksia, vaan tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttöä varten tulee olla uudet valtuudet. Tulorekisterissä on käytössä kaksi valtuutta: Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu.
Nykyisten Katso-valtuutusten tilalle vaihtuu Suomi.fi-tunnistus. Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun tullaan kirjautumaan tulorekisteri.fi-sivulta.
Valmistaudu KATREN tuloon – Mitä juuri nyt?
Seuraavat asiat on syytä miettiä kuntoon:
Ilmoitettavien tietojen laajuus: Pakolliset ja täydentävät tiedot
Tulorekisteri aiheuttaa muutoksia ilmoitettaviin tietoihin. Osa ilmoitettavista tiedoista on samoja tietoja kuin vuosi-ilmoituksissa, mutta myös monia uusia tietoja. Tiedot on jatkossa jaoteltu pakollisiin ja täydentäviin tietoihin. Mitä täydellisimmin tiedot ilmoittaa, sitä enemmän tulorekisteristä on jatkossa hyötyä. Eri sidosryhmät tarvitsevat myös osaa vapaaehtoisista tiedoista. Täydentävien tietojen ilmoittaminen vähentää selvityspyyntöjen määrää ja voi esimerkiksi nopeuttaa tulonsaajan etuuskäsittelyä. Täydentävät tiedot ovat sellaisia, jotka nykyisin annetaan erillisinä palkkatodistuksina. Näitä ovat muun muassa, palvelusuhteen tyyppi ja kesto. Priima Yrityslaskennan tavoitteena on ilmoittaa jokaisen asiakkaan tiedot mahdollisimman täydellisenä eli toimittaa sekä pakolliset että täydentävät tiedot tulorekisteriin, sillä tämä vähentää erillisilmoittamisen tarvetta.
Palkkahallinnon palkkalajiston vertaaminen tulorekisterin tulolajeihin ja tulorekisterin koodistojen läpikäynti
Tulorekisterissä tulot on eritelty erillisiksi tulolajeiksi sillä tarkkuustasolla kuin tiedon käyttäjät tarvitsevat tietoja. Palkkahallinnon palkkalajit tulee kohdentaa tulorekisterissä käytössä oleviin tulolajeihin. Tulorekisterin koodistojen läpikäynnissä kannatta tarkistaa löytyvätkö vastaavat tiedot palkkajärjestelmästä.
Palkkaennakkojen käsittely
Maksatko henkilöstölle palkkoja normaalien palkka-ajojen ulkopuolella ns. ennakkoina tai kassamaksuina? Aikaisemmin nämä kassamaksut ja ennakot on kirjattu palkkoihin seuraavassa normaalissa palkka-ajossa. Jatkossa tämä ei ole mahdollista, sillä myös nämä maksut on ilmoitettava bruttomääräisenä tuloreksiteriin viiden päivän kuluessa maksamisesta. Suosittelemme ennakoista ja kassamaksuista luopumista ja kaikkien palkkojen maksamaista joko normaalissa ja ylimääräisessä palkka-ajossa.
Matkakorvauksien käsittely
Matkoista maksettavat verottomat ja verolliset korvaukset (päivärahat, km-korvaukset, yms.) tulee ilmoittaa tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksamisesta. Tämä on merkittävä muutos nykyiseen menettelyyn, jossa tiedot maksetuista korvauksista on ilmoitettu verohallintoon kerran vuodessa vuosi-ilmoituksella. Mikäli yrityksenne hoitaa matkalaskujen maksamisen itse, Priima ei voi ilmoittaa tietoja tulorekisteriin. Priimalla on tarjota käyttöönne matkalaskujärjestelmä ja maksupalvelu, jolloin hoidamme myös tulorekisteri-ilmoitamisen asiakkaan puolesta.
Varmista, että pysyt ajan tasalla Katre-hankkeesta
Uutta tieto tulee koko ajan. Katre on ainutlaatuinen hanke, jollaista ei ole aikaisemmin Suomessa tehty. Me seuraamme hanketta aktiivisesti, ja kerromme siitä muun muassa webinaarissamme. Ilmoittaudu tästä.
Miten tulorekisteri vaikuttaa palkkahallinnon työhön?
Palkkahallinnon kiireisimmässä ajankohdassa tammikuussa 2019 ovat työstettävänä niin menneen vuoden raportointi kuin uudistuksen myötä reaaliaikaisen raportoinnin opettelu. Kannattaa siis suunnitella etukäteen!
Tulorekisterihanke on lanseerattu palkkahallintoa helpottavana muutoksena. Kun tietojen kerääminen automatisoidaan ja tulorekisterillä poistetaan byrokratia, on palkkahallinnon asiantuntijoilla enemmän aikaa perehtyä yrityksen asioihin ja tarjota laajaa substanssiosaamistaan yrityksen avuksi henkilöstöhallintoon.
.
Lisätietoja tulorekisteristä löydät blogistamme sekä verottajan sivuilta:
Priima Yrityslaskenta on tukena asiakkaan arjessa ja neuvonantajana päätöksenteon hetkellä
Haluatko lisätietoja palkka- ja HR-palveluistamme?
Tilaa uusimmat blogiartikkelit itsellesi ja saat kuukausittaisen koosteen sähköpostiisi:
Takaisin blogiin
