21.5.2018  
Priima Yrityslaskenta Oy
Johtoryhmä: 
Marko Orpana, Jani Hermans, Tarja Kiili, Riitta Jaskari, 
Jukka Sippola, Jonna Hakanpää, Heidi Petäjämäki 
 
ALUKSI
 
Tasapainotestillä arvioimme huolellisesti, voimmeko käyttää oikeutettua etua perusteena markkinoinnin ja asiakasrekisterin tietosuojaselosteen mukaiselle henkilötietojen käsittelylle. Kävimme testissä läpi kaikki testin kuusi vaihetta. Teemme testin uudelleen, mikäli käsittelyn tarkoitus, luonne tai asiayhteys muuttuvat. Päivitämme markkinoinnin tietosuojaselostamme ja tätä dokumenttia uutta käsittelyä vastaavaksi.  

Rekisterin pitäjä / Käsittelijä 
Priima Yrityslaskenta Oy

Rekisteröity 
Asiakasrekisterimme henkilö
Markkinointirekisterimme henkilö  

Rekisterin pitäjänä ja käsittelijänä toimimme pk-yrityssektorilla. Asiakasrekisterimme jäsenet ovat pääosion saman kokoluokan yrityksiä. Tällöin voidaan katsoa, että rekisterin pitäjä ja rekisteröity ovat valta-asemassaan tasavertaiset.    
 
 
1 ONKO OIKEUTETTU ETU SOPIVIN KÄSITTELYPERUSTE?
 
Arvioimme käsittelyperusteita. Tietosuoja-asetuksen kuusi eri perustetta, joilla henkilötietojen käsittely on mahdollista ovat: 
  • rekisteröidyn suostumus 
  • sopimus 
  • rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite 
  • elintärkeiden etujen suojaaminen 
  • yleinen etu ja julkinen valta  
  • rekisterin pitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu 
Henkilötietojemme käsittely saattaa perustua ensimmäiseen viiteen kohtaan. Nämä eivät pelkästään riitä liiketoimintamme ylläpitämiseksi. Markkinointi- ja asiakasrekisterimme jäsenten tietojen hyödyntäminen B2B-liiketoiminnassamme eivät syrjäytä rekisteröityjen etuja, perusoikeuksia tai vapauksia. Oikeutettu etu sekä siihen liittyvät rekisteröidyn oikeudet ovat käsittelyn kannalta toimivin kokonaisuus. Asetuksen perusteksteissä todetaan, että henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksissa voidaan katsoa oikeutetun edun toteuttamiseksi.   
 
 
2 PERUSVAATIMUSTEN TÄYTTYMINEN

Oikeutettu etu on lainmukainen (soveltaa EU:n tietosuoja-asetusta). Oikeutetun edun käyttäminen on selkeästi tuotu esille markkinoinnin tietosuojaselosteessamme, joka koskee asiakas- ja markkinointirekistereitämme. Tietosuojaseloste on esillä verkkosivuillamme, jotta muut voivat arvioida sen tasapainoa suhteessa rekisteröidyn etuihin ja oikeuksia voidaan arvioida.  Oikeutetun edun käyttäminen edustaa todellista ja välitöntä tarvetta – mm. yritystoiminnan ylläpitämistä ja kasvua ja näiden tapahtumien moninaisia positiivisia vaikutuksia. Etu ei ole spekulatiivinen.   
 
 
3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARPEELLISUUS
 
Harkitsimme, voisiko samaan lopputulokseen päästä sellaisilla keinoilla, joilla rekisteröidyn yksityisyyteen puututaan vähemmän. Oikeutettu etu on yhä liiketoimintamme markkinointiin sopiva käsittely peruste niissä tapauksissa, joissa emme voi vedota muihin esitettyihin käsittelyperusteisiin. Tarkemmin etuja ja haittoja on avattu kohdassa 4.   
 
 
4 SYRJÄYTTÄÄKÖ ETU TODELLA REKISTERÖIDYN EDUT JA OIKEUDET?
 
Oikeutetun edun käyttäminen koskettaa markkinointiamme asiakas- ja markkinointirekisterimme henkilöille. Käsittely on tarpeen esimerkiksi perusoikeuksien, kuten oikeuden työhön ja elinkeinon vapauteen, toteutumiseksi.  

Arvioimme henkilötietojen tosiasiallista vaikutusta. Markkinoinnin tietosuojaselosteessamme on kuvattuna, minkä luonteisista henkilötiedoista on kyse, miten henkilötietoja käsitellään, miten käsittelytoimenpiteet vaikuttavat rekisteröityyn ja millaisia oikeuksia hänellä on.  

Markkinointitarkoituksiin kerätyt tiedot eivät ole luonteeltaan arkaluontoisia. Arvioimme, että niiden käsittelyn seuraukset eivät ole kielteisiä tai kovinkaan epävarmoja, jolloin esimerkiksi negatiiviset konkreettiset tai emotionaaliset vaikutukset, kuten ärtymys tai mielipaha, jäävät pieniksi. Turvattu ja suojattu IT-inframme sekä henkilötietojen luonne madaltavat negatiivisten tapahtumien todennäköisyyttä ja seurauksien vakavuutta. Menettelemme kaikessa niin, että estämme rekisteröidyn näkökulmasta kohtuuttomat vaikutukset.  

Aikeissamme ei ole käsitellä lasten henkilötietoja. Rekisteröidyt eivät myöskään muulla tavalla ole haavoittuvassa asemassa.  

Myös se, että noudatamme tietosuojaperiaatteita, puhuu oikeutetun edun käyttämisen puolesta. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja…  
  • lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. 
  • luottamuksellisesti ja turvallisesti. 
  • tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. 
  • tarpeellisen määrän vain henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden. 
  • niin, että ne päivitetään tarvittaessa, epätarkat ja virheelliset tiedot poistetaan ja oikaistaan viipymättä. 
  • niin, etä säilytämme niitä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin nähdään tarpeelliseksi tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. 
Käsittelyn hyödyt 
B2B-puolella yritysten työntekijöiden sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita sekä muita henkilötietoja käytetään yleisesti markkinointitarkoituksiin. Lisäksi profiloinnista ja evästeiden käytöstä ilmoitetaan verkkosivuillamme. Myös asiakassuhteet sisältävät yleisesti viestintää suhteen eri osapuolien välillä. Arvioimme, että rekisteröidyt osaavat odottaa, että heidän tietojaan käytetään tavalla, jonka esitämme markkinoinnin tietosuojaselosteessamme. Kerätyn tiedon käsittely ennakoimattomuuden ja odottamattomuuden pyrimme estämään myös sillä, että rekisteröidylle on selvitetty markkinointimme asiat läpinäkyvästi markkinoinnin tietosuojaselosteessamme.  

Mikäli rekisteröity haluaa vastustaa menettelyämme, on hänellä tähän oikeus. Keräämme ja käytämme henkilötietoja markkinoinnin tarkoituksiin, jotta voimme mm. kohdentaa markkinointiviestimme mahdollisimman tehokkaasti. Näin rekisteröidyt henkilöt saavat mahdollisimman vähän heille epämieluisia ja epärelevantteja markkinointiviestejä.   

Käsittelystä katsomme olevan hyötyä niin rekisterinpitäjälle/käsittelijälle kuin rekisteröidyille.  
  • Keräämme ja käytämme henkilötietoja markkinoinnin tarkoituksiin, jotta yritystoimintamme voi jatkua ja sille asetetut liiketoiminnalliset tavoitteet, esimerkiksi kasvua koskien, voivat täyttyä. Näin pystymme tukemaan yhä paremmin suomalaista hyvinvointivaltiota esimerkiksi työllisyyttä. 
  • Keräämme ja käytämme henkilötietoja markkinoinnin tarkoituksiin, jotta henkilöt pysyvät ajan tasalla heitä koskevista ja heitä kiinnostavista yrityksemme tapahtumista ja esimerkiksi palveluidemme sisällöistä. 
Käsittelemättä jättämisen haitat 
Henkilötietojen käsittelemättä jättämisestä olisi haittaa yritystoiminnallemme ja rekisterin henkilöille. Yritystoimintamme voi esimerkiksi pienentyä merkittävästi tai päättyä kokonaan. Rekisterin jäsenet taas voisivat menettää esimerkiksi heille arvokasta informaatiota tai muuten mielekästä tietoa. Haittojen monipuolisuus ja se, että ne koskettaisivat niin yrityksien omistajia, työntekijöitä, kumppaneita, päämiehiä kuin itse rekisteröityjä, puhuu oikeutetun edun käyttämisen puolesta.   
 

5 TIETOSUOJALISÄTAKEET
 
Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan, ettei tietoja käytetä rekisteröityä koskeviin päätöksiin tai muihin tarkoituksiin, toteutetaan niin, että asiakasrekisterit on eriytetty liiketoiminnoittain.  Markkinoinnissa käytetyt rekisterijärjestelmät ja ohjelmat noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta toiminnassaan.    
 

6 TOIMINNAN LAINMUKAISUUS JA AVOIMUUS