Päivitä kaupparekisteritiedot ajan tasalle

Kaupparekisterimerkintöjen tarkoitus on antaa julkista ajantasaista tietoa Suomessa toimivista yrityksistä. Nyt on hyvä hetki tarkistaa, että kaupparekisterissä on kaikki tiedot oikein. Lähes kaikki muutokset kaupparekisteriin voidaan ilmoittaa sähköisesti ytj.fi-palvelussa. Kaupparekisteriin toimitetut tiedot tulee pitää ajan tasalla, eli muuttuneet sekä vanhentuneet tiedot korjata tai poistaa rekisteristä mahdollisimman nopeasti.

Ilmoita puuttuvat henkilötunnukset kaupparekisteriin

Kaupparekisteriin ennen vuotta 1994 ilmoitetuista hallituksen jäsenten, toimitusjohtajan, isännöitsijän ja yhtiömiehen tiedoista puuttuu henkilötunnus. Siksi nämä henkilöt eivät voi allekirjoittaa sähköistä muutosilmoitusta YTJ-palvelussa tai tehdä valtuutuksia Suomi.fi-valtuutuspalvelussa. Puuttuva henkilötunnus kannattaa ilmoittaa kaupparekisteriin. Henkilötunnuksen ilmoittaminen on maksutonta.

Näin ilmoitat henkilötunnukset kaupparekisteriin. Tee ilmoitus paperilomakkeilla, jotka löytyvät www.ytj.fi -palvelusta. Käytä yritysmuodon mukaista muutosilmoituksen Y-lomaketta ja erillistä henkilötietolomaketta.

Osakeyhtiö käyttää Y4-lomaketta ja henkilötietolomaketta
Avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö käyttää Y5-lomaketta ja henkilötietolomaketta

Täytä Y-lomakkeen sivulle 1 yrityksen perustiedot (toiminimi ja Y-tunnus) ja rastita, että ilmoitat muutoksen kaupparekisteriin. Kirjoita sivun 2 kohtaan Lisätietoja PRH:lle, että ilmoitat henkilötunnuksia. Henkilötunnuksia ei saa antaa Y-lomakkeella, vaan ne täytyy kirjoittaa erilliselle henkilötietolomakkeelle. Ilmoitus on tehtävä kerralla kaikkien samaan yhtiöön rekisteröityjen henkilötietojen osalta.

Yrityksen edunsaajat merkitään kaupparekisteriin 1.7.2019 alkaen

PRH ryhtyy rekisteröimään tietoja yritysten ns. tosiasiallisista edunsaajista 1.7.2019 alkaen. Edunsaaja on henkilö, jolla on yritykseen yli 25 prosentin omistusoikeus tai äänivalta tai joka käyttää muulla perusteella määräysvaltaa yrityksessä.

Osakeyhtiöt ja osuuskunnat tekevät kaupparekisteriin ilmoituksen edunsaajistaan. Avoimet yhtiöt ja kommandiittiyhtiöt tekevät ilmoituksen, jos edunsaaja on joku muu kuin yhtiömies. Yritys tekee kaupparekisteri-ilmoituksen edunsaajistaan 1.7.2019 - 1.7.2020 välisenä aikana.
Edunsaajatietojen rekisteröiminen perustuu rahanpesulakiin ja sen pohjana olevaan EU:n rahanpesudirektiiviin. Tarkoituksena on helpottaa rahanpesun paljastamista ja lisätä avoimuutta yritysomistuksista EU-maissa.

Ilmoitus tehdään netissä YTJ-palvelussa (www.ytj.fi) ja ilmoitus on maksuton.

Unohtuiko tilinpäätöksestä ilmoittaminen?

Kaupparekisteriin toimitetut tilinpäätökset ovat keskeinen tapa saada tietoa yrityksen taloudellisesta tilasta. Tietoa tarvitsevat yrityksen sidostyhmät. Moni yritys laiminlyö velvoitteensa tilinpäätöksen lähettämisestä kaupparekisteriin, vaikka ilmoittaminen on ilmaista.

PRH on patistanut yrityksiä muistutuskirjeillä. Käytössä on nyt järeämmät keinot, PRH poistaa kaupparekisteristä yrityksiä, joilla tilinpäätöksen toimittaminen on viivästynyt yli vuoden tilikauden päättymisen jälkeen. Poistolta voi välttyä tekemällä ilmoituksen kaupparekisteriin.

Kaupparekisteristä poistaminen yritykselle on iso asia, sillä se ei pysty enää harjoittamaan yritystoimintaa.

Miten yhtiöjärjestys ja hallituksen jäsenet – pitäisikö päivittää?

Perustamisvaiheessa uuden yhtiön on ilmoitettava kaupparekisteriin monia tietoja muun muassa yhtiöjärjestys ja yhtiön edustajat. Vuosien mittaan yhtiössä voi olla monia muutoksia, jolloin alkuperäiset rekisteritiedot eivät enää pidä paikkaansa.

Hallitusten jäsenten vaihtumisesta on aina tehtävä muutosilmoitus kaupparekisteriin. Samoin tilintarkastajan muutos pitää aina ilmoittaa.

Monet sähköiset järjestelmät hakevat automaattisesti kaupparekisteristä yrityksen tiedot kuten, kenellä on nimenkirjoitusoikeus. Verottajan siirtyessä Katso-palvelusta Suomi.fi-valtuuksiin uuden valtuutuksen voi hyväksyä vain henkilö, jolla kaupparekisterin mukaan on nimenkirjoitusoikeus.

Asiantuntijamme auttavat sinua tarkistamaan, että yrityksesi rekisteritiedot ja yhtiöjärjestykset ovat ajantasaisia sekä yrityksen toimintaa tukevia. Tarvittaessa toteutamme tarvittavat toimenpiteet.