Priima Yrityslaskennan blogi
  • Etusivu
  • Blogi
  • Onnistunut ERP-järjestelmän käyttöönotto huomioi myös taloushallinnon

 

Tilaa blogikoosteet sähköpostiisi

 

14.12.2020 8:44

Onnistunut ERP-järjestelmän käyttöönotto huomioi myös taloushallinnon


Kirjoitan koko blogin idean heti ensimmäiseen virkkeeseen: Oma kirjanpitäjä/tilitoimisto tulee ottaa mukaan uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoon. Loppu blogin vastaan seuraavaan kahteen kysymykseen: Miksi ja miten?

 

Miksi kirjanpitäjä tuli ottaa mukaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon?

Toiminnanohjausjärjestelmän eri prosessien kirjauksista syntyvät talouden luvut. Toiminnanohjaus ja taloushallinto tulisi rakentaa saumattomaksi kokonaisuudeksi ja parhaiten tämä onnistuu, kun talousvastaava on mukana prosessin alkumetreiltä asti. Tilitoimisto tai yrityksen kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan käyttöönottoon monesta syystä:

Kirjanpitäjällä on...

  • ...paras tietämys tilikartasta ja arvonlisäverokäsittelystä.

  • ...näkemystä siitä, miten osto- ja myyntipuolen kirjaukset vaikuttavat kokonaisuuteen.

  • ...osaamista käyttöönoton määrittelyvaiheessa. Näin kirjanpitotileille ja automaatioiden hyödyntämiselle saadaan heti oikeanlaiset määrittelyt. (Huom! nykyaikaista ja automatisoitua toiminnanohjausjärjestelmäähän voidaan käyttää myös ilman automaatioita. Tällöin järjestelmästä ei kuitenkaan saada kaikkia sen hyötyjä irti. Kirjanpitäjällä on näkemystä siitä, mitkä automaatiot tukevat liiketoimintaa.)

Tilitoimiston kokemustaustasta on toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottovaiheessa hyötyä, sillä hyvällä tilitoimistolla on laaja-alaisesti kokemusta erilaisista järjestelmistä. Tilitoimisto hahmottaa prosesseja asiakaslähtöisesti, mutta osaa tarkastella asioita monesta eri näkökulmasta.

Miksi kirjanpitäjä/tilitoimisto kuitenkin usein jätetään pois ERP-järjestelmän käyttöönotosta? Asiaan tuskin liittyy mitään henkilökohtaista. Monessa yrityksessä ei ehkä vain hoksata asiaa tai sen ajatellaan olevan kallista. Väitän kuitenkin, että yritys saa merkittäviä lisäsäästöjä sillä, että kirjanpitäjä otetaan mukaan alusta asti. 

Myös ohjelmistotalon näkökulmasta taloushallinnon ammattilaisen mukana olo on tärkeää. Rauhala Yhtiöt Oy:n sovellusasiantuntija Ilona Ääritalolla on vuosien kokemus erilaisista toiminnanohjausjärjestelmistä ja ERP-käyttöönotoista. Ilonan mukaan koskaan ei pidä unohtaa kirjanpitoa, sinne jäljet kuitenkin johtavat. 

 

Miten tilitoimiston ja yrityksen yhteistyö toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa tulisi toteuttaa?

Ensimmäisenä yrityksen johdon tulee sitoutua uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon. Johdon tulee lisäksi sitouttaa henkilöstö mukaan prosessiin. Myös oma tilitoimisto on tässä vaiheessa tärkeä ottaa osaksi projektia

ERP-järjestelmää tarjoavan ohjelmistotalon kanssa tehdään yhdessä käyttöönottosuunnitelma, joka sisältää tiedot siitä, millä aikataululla mitäkin tapahtuu. Myös uuden järjestelmän koulutusjärjestelyistä on tärkeä sopia. Koulutukseen tulee panostaa, jotta esimerkiksi automaatiot opitaan hyödyntämään oikein.

Tilitoimiston kanssa tehdään selkeä työjako tehtävien ja vastuiden osalta. Esimerkiksi voidaan sopia, että yritys hoitaa myyntilaskutuksen, ostolaskujen hyväksynnän ja maksatuksen ja tilitoimisto tiliotekirjaukset ja reskontran. Tai toinen esimerkki niin, että yritys hoitaa myyntilaskutuksen, ostoreskontran, maksatuksen ja varastokirjaukset ja tilitoimisto puolestaan kirjanpidon ja alv-ilmoitusten oikeellisuuden.

Lisäksi tilitoimiston kanssa sovitaan ns. työrytmistä eli siitä, millä syklillä tehtäviä tehdään. Ostolaskujen kirjaukset voidaan tehdä vaikkapa päivittäin tai viikoittain ja tiliotekirjaukset kerran kuukaudessa – aina asiakkaan tarpeen mukaan!

Näin toteutettuna kaikkien osapuolten työskentely on helppoa, talouden luvut ovat ajan tasalla.

 

Lataa maksuton webinaaritallenne avuksesi:

Toiminnanohjauksen ja taloushallinnon digitaalinen ja saumaton kokonaisuus

Toimionnanohjaus ja taloushallinto

Webinaarissa käydään asiantuntijoiden avulla läpi:

  • Miten nykyaikainen toiminnanohjaus ja taloushallinto toimivat?
  • Miten luoda toiminnanohjauksesta ja taloushallinnosta sujuva kokonaisuus?
  • Yrityksen, tilitoimiston ja ohjelmistotalon yhteensovittaminen
  • ERP-järjestelmä pilveen vai omalle palvelimelle?
Katso tallenne

 

Takaisin blogiin