Ulkoistettavia osa-alueita ja kokonaisuuksia
Toimiva taloushallinto on yksi yritystoiminnan tärkeimmistä tukitoimista. Taloushallinnon avulla seurataan yrityksen tuloja ja menoja sekä hoidetaan viranomaisilmoituksia ja vastataan lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä. Oikein ja tehokkaasti hyödynnettynä taloushallinto tarjoaa myös arvokasta tietoa niin yrityksen johdolle kuin sen sidosryhmillekin.
Taloushallinto koostuu laajasta joukosta erilaisia toimintoja, joista osa on pieniä ja rutiininomaisia, osa puolestaan laaja-alaista asiantuntemusta vaativia kokonaisuuksia. Toimintoja voivat olla esimerkiksi kirjanpito ja reskontrat, palkanlaskenta, tilinpäätös, taloudellisen tiedon raportointi, taloussuunnittelu, rahoitus- ja investointilaskelmat, maksuliikenne, laskutus, kustannusseuranta, veroilmoitus sekä arvonlisäveron valvonta- ja työnantajailmoitukset. Kirjanpidon ulkoistaminen voi koskea yrityksen tarpeiden mukaan kaikkia tai vain haluttuja osa-alueita.
Kirjanpidon ulkoistamisen askeleet
- Tilitoimistoissa on eroja. Valitse yrityksellesi sopiva tilitoimisto. Kiinnitä huomiota erityisesti osaamistasoon, nykyaikaisiin toimintatapoihin ja työvälineisiin sekä asiakaspalveluun. Yhteydenpito yrityksen ja tilitoimiston välillä on ensisijaisen tärkeää läpi koko ulkoistusprosessin, mutta myös sen jälkeen niin yrityksen taloushallinnon päivittäisen tekemisen kuin kehittämisenkin kannalta.
- Kun yritys on valinnut itselleen sopivan tilitoimiston, pidetään uuden kumppanin kanssa aloituspalaveri. Aloituspalaverissa käydään läpi palvelukuvaukset, jotka toimivat käsikirjana yhteistyölle. Palvelukuvauksessa määritellään vastuujaot tilitoimiston ja asiakasyrityksen välillä, yhteyshenkilöt, aikataulut, käytettävät ohjelmat ja kustannukset. Yhdessä keskustellen löytyvät yritystäsi parhaiten palvelevat käytännöt.
Palvelukuvauksia ylläpidetään koko yhteistyön ajan. Jos ulkoistamistarpeet muuttuvat, päivittyy myös palvelukuvaus. Näin kaikki osapuolet pysyvät perillä ulkoistettavien palveluiden sisällöistä ja laajuuksista.
Vinkki: Nimeä yrityksestä yhteyshenkilö tai -henkilöt, jotka ohjaavat ja antavat tietoja ulkoistamista varten. Sujuva yhteistyö vaatii tilitoimiston yhteyshenkilöiden lisäksi myös yhteyshenkilöä yrityksestä.
- Aloituspalaverin jälkeen on tehtävä aineistojen siirrot. Käytännössä kirjanpidon historiatieto (tuloslaskelma, tase ja kuukausitiedot) tuodaan tilitoimiston tietoon. Siirtomenetelmä riippuu siitä, käyttääkö kirjanpidon ulkoistamisen jälkeen tilitoimiston järjestelmää vai yrityksen omaa järjestelmää:
1) Yritys siirtyy käyttämään tilitoimiston järjestelmää
Yrityksellä ei ole omaa taloushallintojärjestelmää tai se syystä tai toisesta haluaa siirtyä käyttämään tilitoimiston järjestelmää. Tuloslaskelmat, tase ja kuukausitiedot tuodaan käsin tai siirtotiedostoina tilitoimiston järjestelmään.
2) Tilitoimisto käyttää yrityksen omaa järjestelmää
Tilitoimistolle annetaan yrityksen oman taloushallintojärjestelmän käyttöoikeudet. Pilvipalvelut ovat tuoneet tähän helppoutta ja yksinkertaisimmillaan kirjanpitäjälle luodaan omat tunnukset järjestelmään ja hän jatkaa työtä siitä eteenpäin.
- Yhteinen arki palvelusopimuksen mukaisesti voi alkaa.
MUISTA! Kaikissa vaiheissa, valinnoissa ja kysymyksissä sinua auttaa tilitoimisto! Kokemuksemme mukaan kirjanpidon ulkoistaminen jättää positiivisen muistijäljen asiakkaalle.
Kirjanpidon ulkoistaminen harkinnassa?
Tutustu Priima Yrityslaskentaan:
Löydät lisäapua tietopankistamme:
Takaisin blogiin
Tiedonjanoinen taloushallinnon ammattilainen, joka tutkiskelee ja oppii mielellään kaikkea uutta sekä nauttii pikkutarkasta näpertämisestä ja tekemisestä. Vapaa-ajalla erityisesti käsityöt ja musiikin parissa touhuilu innostavat. Toisinaan uskaltautuu myös keittiöön loihtimaan erilaisia herkkuja.
