Joskus kirjanpitäjän vaihtaminen on ajankohtaista. Vaihto saattaa tapahtua tilitoimiston aloitteesta nykyisen tilitoimiston sisällä tai ehkäpä itse pohdit tilitoimiston vaihtamista. Käydään läpi, mitä käytännössä tapahtuu näissä molemmissa tilanteissa.
Kirjanpitäjän vaihto nykyisen tilitoimiston sisällä
Tärkeää on tietysti alkuun selvittää, mistä syystä vaihto tapahtuu. Jos kirjanpitäjän vaihtaminen on asiakkaan toive, asiakkaistaan välittävä tilitoimisto selvittää, miksi vaihtoa halutaan ja onko esimerkiksi asioita, joissa asiakas toivoo parannusta. Kerro rehellisesti ajatuksesi ja anna palautetta.
Jos taas vaihto johtuu tilitoimistosta, on asiakasta tiedotettava hyvin ja hänen toiveitaan kuunneltava tarkasti. Vaihdon syitä ovat usein henkilöstömuutokset, esimerkiksi perhevapaat tai vastaavat. Olipa vaihdon syy mikä tahansa, tilitoimiston tavoitteena tulisi olla tyytyväinen asiakas.
Kirjanpidon sujuvuuden kannalta on tärkeää, että kirjanpitäjät käyvät keskenään läpi asiakkaan kirjanpitotilanteen sekä mahdolliset poikkeuskäytännöt. Asiakkaaseen liittyvät dokumentit on oltava hyvin tallennettuna ja avattuna uudelle kirjanpitäjälle. Uuden ja vanhan kirjanpitäjän olisi hyvä tehdä ainakin yksi kuukausikirjanpito yhdessä, jotta uusi kirjanpitäjä näkee kaikki työtehtävät ja -vaiheet. Usein asiakkaista on olemassa myös työohjeet, joista nähdään kuukausikirjanpitoon kuuluvat toimenpiteet. Oikeiden ammattilaisten välillä tietotaito liittyen asiakkaaseen – oli kyse sitten itse kirjanpitotehtävistä tai esimerkiksi käytetystä kirjanpito-ohjelmasta – siirtyy kyllä nopeasti, joten ei huolta!Hyvä tilitoimisto tarjoaa asiakkailleen turvalliset varahenkilöjärjestelyt. Jos vaihto johtuu tilitoimistosta, on hienoa, jos vanha kirjanpitäjä voi jäädä yhdeksi varahenkilöistä.
Tilitoimiston vaihtaminen
Heti alkuun voidaan todeta, että vaihto on kaikista sujuvinta, jos vastaanottava tilitoimisto luo ensin siirtoprojektille aikataulupohjan ja sopii asiakkaan sekä vanhan tilitoimiston kanssa tarkemmista aikatauluista. Joskus aikatauluun vaikuttaa vanhan tilitoimiston sopimusten irtisanomisaika. Uuden ja vanhan kirjanpitäjän keskusteluyhteys on tärkeää: usein asian saa helpoiten ja nopeiten selville kysymällä suoraan vanhalta kirjanpitäjältä.
Vanha tilitoimisto tuottaa uudelle tilitoimistolle historiatiedot vietäväksi uuteen ohjelmaan, parhaimmassa tilanteessä sähköisesti, jolloin tiedot saa ladattua ohjelmaan suoraan. Jos historiatietojen siirto ei syystä tai toisesta ole mahdollista, uusi tilitoimisto tallentaa kirjanpito-ohjelmaan ainakin edellisen sekä nykyisen tilikauden tuloslaskelmat ja taseet. Mikäli kirjanpitoaineisto ei ole sähköisessä muodossa, joko uusi tilitoimisto tai asiakas huolehtii aineiston noudon sen valmistuessa vanhasta tilitoimistosta. Tase-erittelyjen laatiminen vanhan kirjanpitäjän toimesta selkeyttää taseen sisällön ymmärtämistä uudessa tilitoimistossa.
Mikäli kirjanpidon lisäksi uusi tilitoimisto ryhtyy vastaamaan myös osto- ja myyntireskontrasta, on toimintatapoja kaksi, riippuen siitä, käytetäänkö asiakkaan omaa järjestelmää vai tilitoimiston järjestelmää. Asiakkaan omassa järjestelmässä vanhan tilitoimiston kanssa sovitaan päivämäärä reskontrien hoitamisen aloitukseen. Tällöin uusi tilitoimisto saa itselleen käyttäjätunnukset ja ryhtyy toimimaan niiden kautta sovittuna aikana. Jos taas laskuliikenne hoidetaan tilitoimiston ohjelmassa, on siirtymäpäivän lisäksi avattava verkkolaskun välittäjätunnus ja sovittava pankkiyhteyksistä. Viitesuoritukset on usein mahdollista suorittaa vain yhteen ohjelmaan kerrallaan, joten esim. sen suhteen vaihdon täytyy tapahtua hallitusti.
Asiakkaan on annettava uudelle tilitoimistolle valtuutus asiointiin eli käytännössä tarvittavat Suomi.fi-valtuudet (esim. alv-ilmoituksen alv-yhteenvetoilmoitukset, veroilmoitukset, osinkojen vuosi-ilmoitukset ym.). Tähän saat kyllä apua uudesta tilitoimistosta.
Asiakkaana pääset vaihtotilanteessa heti testaamaan uuden tilitoimistosi, sillä hyvä tilitoimisto ottaa vaihtoprojektin hoitaakseen ja prosessi näyttäytyy asiakkaalle päin erittäin helppona ja sujuvana tapahtumana.
Lopuksi
Toivottavasti vastasin kysymyksiisi! Mikäli kirjanpitäjän vaihtaminen on ajankohtaista, kannattaa myös tutustua Priima Yrityslaskentaan eli meihin. Tässä muutama hyödyllinen linkki:
Mitä asiakkaamme sanovat meistä?
Takaisin blogiin
Taloushallinnon asiantuntija, joka haluaa työurallaan jatkuvasti oppia uutta. Haastavat asiakastilanteet innostavat työssä ja tutut kuukausikirjanpidot luovat perustan arjen tekemiseen. Vapaa-ajalla rentoutuu katsomalla suosikkisarjaa sekä lenkkeilemällä koiran kanssa.
