Kirjanpidon ulkoistaminen: Miten yhteistyö kirjanpitäjän kanssa alkaa?

Oletko samassa tilanteessa kuin ahkera yrittäjä Anneli Asiakas? Onko kirjanpidon ulkoistaminen tai tilitoimiston vaihto ajankohtaista sinullekin? Anneli on nimittäin päättänyt ulkoistaa yrityksensä kirjanpidon tilitoimistolle, että hänelle jäisi enemmän aikaa hoitaa varsinaista liiketoimintaansa. Hän on lukenut paljon tietoa kirjanpidon ulkoistamiseen ja tilitoimiston valitsemiseen liittyen muun muassa blogeista. Vihdoin Anneli on löytänyt yrityksellensä sopivan tilitoimiston ja lähettänyt toimistoon tarjouspyynnön. Häntä kuitenkin mietityttää, mitä toimia vielä sisältyy kirjanpitoasiakkaan ja kirjanpitäjän yhteistyön alkuvaiheisiin ennen kuin varsinainen kirjanpito voidaan aloittaa.

Kirjanpitoasiakkaan vastaanottoprosessi

Uuden kirjanpitoasiakkaan vastaanottoon sisältyy monia toimia. Suurin osa toimista hoidetaan tilitoimiston sisällä, mutta myös asiakkaalta vaaditaan aktiivisuutta vastaanottoprosessin aikana. Asianmukainen ja yhteistyön voimalla hoidettu vastaanottoprosessi antaa valmiudet tehokkaalle ja sujuvalle kirjanpitotyölle. Vastaanottoprosessin sisältö riippuu tilitoimiston käytänteistä ja asiakkaan tarpeista, mutta prosessin runko on melko vakio.

Kirjanpitoasiakkaan vastaanotto alkaa asiakkaan tarjouspyynnöstä ja päättyy varsinaisen kirjanpitopalvelun aloittamiseen. Tarjousvaiheessa asiakkaan yhteydenottoon vastataan tarjouksella, jonka asiakas hyväksyy tai hylkää. Asiakkaan hyväksyessä tarjouksen siirrytään sopimusvaiheeseen.

Sopimusvaiheessa solmitaan tilitoimiston ja asiakkaan välinen kirjallinen toimeksiantosopimus, joka sisältää tiedon asiakkaan ostamista kirjanpitopalveluista. Sopimusvaiheessa tehdään myös muut tarvittavat asiakirjat. Esimerkiksi Priimassa laaditaan toimeksiantosopimuksen lisäksi palvelukuvaus, joka sisältää laajan ja yksityiskohtaisen palveluerittelyn. Palvelukuvauksen avulla Priiman asiantuntija osaa tarjota asiakkaan toiveita ja tarpeita vastaavaa palvelua. Selkeä palvelukuvaus ehkäisee erehdyksiä ja väärinymmärryksiä säästäen kaikkien osapuolten resursseja. Ajantasainen palvelukuvaus tukee myös varahenkilöjärjestelmää; Vastuuhenkilön ollessa estynyt hoitamaan toimeksiantoa, varahenkilö osaa hoitaa työtehtävät pitkälti palvelukuvauksen avulla.

Sopimusvaiheen jälkeen on hoidettava kuntoon ohjelmistot ja valtuudet. Aluksi asiakas perustetaan tilitoimiston ohjelmistoon tai tilitoimisto ottaa käyttöönsä asiakkaan taloushallinnon ohjelmiston. Asiakkaan tiedot, sekä mahdolliset historiatiedot ja aikaisemmat kirjanpitoaineistot on syötettävä ohjelmistoon. Asetukset ja oikeudet on säädettävä asianmukaisiksi ja riittäviksi ennen töiden aloittamista. Usein tietojen ja aineistojen siirto, sekä ohjelmiston konfigurointi hoituu palveluntuottajien toimesta eikä aiheuta töitä asiakkaalle. Asiakkaan on kuitenkin vähintään huolehdittava, että tilitoimistolle ja kirjanpitäjälle on myönnetty kaikki työhön tarvittavat valtuudet hoitaa asiakasyrityksen asioita. Tähän liittyen kannatta lukea blogimme Suomi.fi -valtuutuksesta.

Priimassa vastaanottoprosessiin sisältyy lisäksi aloituspalaveri. Tarjoamme kasvollista palvelua ihmiseltä ihmiselle, joten aloituspalaveri on meille Priimassa tärkeä osa vastaanottoprosessia. Aloituspalaverissa kirjanpitäjä ja asiakas tutustuvat toisiinsa, sekä viimeistelevät yhdessä asiakkaalle yksilöidyn palvelukuvauksen.

Yhteenveto kirjanpidon ulkoistamisen vaiheista

1) Tarjousvaihe

• Asiakkaan tarjouspyyntöön vastataan tarjouksella, jonka asiakas hyväksyy tai hylkää

2) Sopimusvaihe

• Toimeksiantosopimus ja muut tarpeelliset asiakirjat laaditaan

3) Muut vastaanottotoimet

• Tarvittavat tiedot ja aineistot toimitetaan tilitoimistolle
• Järjestelmät saatetaan valmiuteen
• Asiakas myöntää valtuudet tilitoimistolle ja kirjanpitäjälle
• Muut tarpeen mukaan mukautuvat toimet, kuten aloituspalaveri

4) Asiakkaan kannatta keskustella kirjanpitäjän kanssa mm. seuraavista seikoista:

• Yrityksen olennaiset tulevaisuuden tavoitteet ja suunnitellut toiminnan muutokset
• Yrityksen muiden taloushallinnon prosessien hoito, ellei kirjanpitoa ulkoisteta tilitoimistolle kokonaisuudessaan
• Asiakkaan perehdytyksen tarve esimerkiksi ohjelmiston käytön tai raporttien tulkinnan suhteen, erityisesti aloittavan yrittäjän on hyvä tukeutua asiantuntijaan!

5) Varsinaisen kirjanpitopalvelun toimitus voidaan aloittaa 

Onnistunut kirjanpidon ulkoistaminen

Miten Annelin kirjanpidon ulkoistaminen eteni? Hän hyväksyi saamansa tarjouksen ja kirjoitti tilitoimiston edustajan kanssa toimeksiantosopimuksen kirjanpitopalveluiden ulkoistamisesta. Melko pian Anneli pääsikin jo tutustumaan tulevaan kirjanpitäjäänsä palaverissa, jossa he laativat yksityiskohtaisen palveluerittelyn. Anneli toimitti toimistolle aikaisemmat aineistonsa ja muisti myös tehdä Suomi.fi -valtuutuksen. Sillä välin kirjanpitäjä huolehti kuntoon järjestelmän, ja pian saatiinkin kirjanpitopalvelun toimitus sujuvasti aloitettua. Vihdoin Anneli voi keskittyä työhönsä rauhallisin mielin, kun yrityksen kirjanpito on ammattitaitoisissa käsissä. Ehkä Anneli jo pohtii, kannattaisiko myös yrityksen palkkahallinto ulkoistaa tilitoimistolle.

Perusteellinen ja yhteistyöllä hoidettu vastaanottoprosessi antaa hyvän pohjan sujuvalle työskentelylle asiakkuuden alusta alkaen. Me Priimassa olemme onnistuneen kirjanpidon ulkoistamisen ammattilaisia!

Meitä suosittelevat mm:

Tutustu kiinnostaviin referenssitarinoihimme