Palkkahallinto on kokonaisuudessaan laaja osa-alue ja yksi yrityksen kriittisistä toiminnoista. Laki antaa raamit ja lisäksi on sovellettava alakohtaisia sopimuksia. Palkkahallinto koostuu palkkojen laskennan lisäksi mm. henkilöstö- ja työsuhdeasioista, niiden hallinnasta, työajanseurannasta, työvuorosuunnittelusta, kulu- ja matkalaskuista, palkkakirjanpidosta sekä viranomaisraportoinnista. Tämä kaikki tarkoittaa suurta määrä tietoa, jonka hallinta on yrityksen johdon vastuulla.
Tietomäärän käsittelyä voidaan helpottaa ja kaikkea ei ole pakko hallita itse. Toimiva palkanlaskennan prosessi hyödyntää automaatiota. Useimmiten palkkahallinto kannattaa myös ulkoistaa. Automaatioiden ja palkkahallinnon ulkoistamisen myötä työaikaa vapautuu olennaiseen ja yrityksen ydinprosessien kehittämiseen.
Palkanlaskennan prosessin automaatiot
Itse palkanlaskentaohjelman tulee olla nykyaikainen, joka hyödyntää automaatiota. Palkkahallinnon manuaalisten työvaiheiden vähentyessä vähenevät myös virheet. Automaatioiden myötä palkkaohjelmasta löytyvät tiedot ovat ajantasaisia, sillä ne siirtyvät suoraan muista järjestelmistä palkkaohjelmaan. Lue lisää palkkaohjelmista.
Henkilöstöhallintoa ei kannata hoitaa Exceleissä tai Word-tiedostoissa, vaikka monessa yrityksessä niin vielä tehdäänkin. Henkilöstöhallintoon on olemassa erinomaisia järjestelmiä, joiden avulla tieto HR:n ja palkanlaskennan välillä liikkuu saumattomasti. Palkanlaskennan lisäksi HR-järjestelmästä on hyötyä niin esimiehille, henkilöstöhallinnolle kuin työntekijöille. Kaikki näkevät itselleen tärkeät tiedot ja raportit työsuhteen elinkaaren eri vaiheista. Lue lisää HR-palveluista.
Ylimääräisten työvaiheiden ja virheiden määrä vähenee merkittävästi, kun työajanseuranta hoidetaan niin ikään nykyaikaisella ohjelmalla. Työntekijä kirjaa itse reaaliajassa työtunnit työajanseurantajärjestelmään ja valmiiksi tulkittu tieto niin ylitöistä, projektikirjauksista kuin sairauslomista siirtyy automaation kautta suoraan palkkahallintoon. Avoimuus säilyy aina työntekijän kirjauksesta esimiehen tarkistuksen kautta palkanlaskentaan saakka. Näin palkkahallinnon ei tarvitse selvitellä epäselviä tuntikirjauksia esimiehiltä ennen palkanmaksua. Työajanseurantajärjestelmässä voidaan tehdä tarvittaessa myös projektiseurantaa, jolloin ja kulut kirjataan tietyille projekteille. Tämä parantaa yrityksen kulu- ja hinnoitteluseurantaa sekä lisää luottamusta ja läpinäkyvyyttä asiakkaille päin. Lue lisää työajanseurantajärjestelmistä.
Sähköisen matka- ja kululaskuohjelman myötä päästään eroon kuittisekamelskoista. Matka- ja kululaskujen sähköinen käsittelyprosessi on selkeä ja suoraviivainen kaikille osapuolille. Ohjelma laskee esimerkiksi päivärahat ja kilometrikorvaukset automaattisesti voimassa olevan lainsäädännön mukaan. Työntekijä näkee heti maksettavien korvausten summan ja esimiehen hyväksynnän jälkeen palkanlaskenta saa korvaukset maksatukseen nopeasti. Lue lisää matka- ja kululaskuohjelmasta.
Lopulta kaikki yrityksen toimet päätyvät kirjanpitoon. Taloushallintoon löytyy sekä kokonaisratkaisuja, joissa palkanlaskenta ja kirjanpito ovat samassa järjestelmässä. Niiden rinnalla on myös erittäin kilpailukykyisiä ratkaisuja, joissa kirjanpito ja palkanlaskenta ovat omissa järjestelmissään. Palkkaohjelma muodostaa kirjanpitoaineiston ja siirron jälkeen palkat ovat valmiiksi tiliöityinä kirjanpidossa. Kaikki tapahtuu helposti napin painalluksella tai ”drag and drop” -tyyliin. Ylimääräistä manuaalista työtä ei aiheudu kenellekään osapuolelle. Lue lisää kirjanpito-ohjelmasta.
Palkanlaskennan ulkoistaminen
Palkanlaskennan ulkoistamisen kautta voidaan varmistua siitä, että palkanlaskenta sujuu ajantasaisten, määräysten mukaisesti ja turvallisesti tilanteessa kuin tilanteessa. Palkanlaskentaan erikoistuneiden asiantuntijoiden osaaminen on ajan tasalla. Varahenkilöjärjestelyiden kautta palkat eivät koskaan ole yhden ihmisen varassa, jolloin ne hoituvat asianmukaisesti myös loma-aikoina ja yllättävissäkin tilanteissa. Palkkahallinnon ulkoistaminen on yrityksen riskienhallintaa.
Palkanlaskennan ulkoistamisen kautta yritys saa käyttöönsä myös edellä mainittuja, nykyaikaisia palkanlaskennan prosessin järjestelmiä. Näitä yrityksen ei kuitenkaan tarvitse hankkia itse, sillä se voi monissa tapauksissa hyödyntää tilitoimiston järjestelmiä.
Lisäksi palkkahallinnon ulkoistaminen mahdollistaa yrityksen henkilöstön keskittymisen omaan ydinosaamiseensa. Esimerkiksi HR-henkilöstön ydinosaamista ovat rekrytoinnit, henkilöstösuunnittelu, palkkaus, koulutus ja esimiestehtävät. Osaamisen johtamista on myös se, että mahdollistetaan HR-henkilöstölle omaan osaamiseensa keskittyminen. HR-henkilön on oltava läsnä työntekijöille ja toimittava esimiesrajapinnassa. Henkilöstöhallinnon tulee olla mukana kehittämässä yrityksen työntekemisen tapoja ja osaamista. Onhan heillä aika tähän?
Palkkahallinnon ulkoistaminen on mahdollista kokonaan, vähitellen tai osittain. Tilitoimiston kanssa keskustellen löytyy liiketoiminnan strategiaa tukeva toimintatapa, jonka mukaan on paras edetä.
Lopuksi todettakoon, että yrityksen johdolla on harteillaan valtava määrä tietoa, osaamista ja työtä. Asiakkaille luottamusta herättää toimintatapa, jossa johto keskittyy ydinosaamiseen – se tuo lisäarvoa asiakkaalle. Asiakas saa parempaa, ripeämpää ja laadukkaampaa palvelua, kun voimavarat on keskitetty asiakkaan haluamaan tuotteeseen tai palveluun. Siksi nykyaikaisesti toimivaan palkanlaskentaprosessiin kannattaa kiinnittää huomiota.
Katso maksuton webinaaritallenne yrityksen toimivasta palkanlaskennan prosessista. Asiantuntijat kertovat tarkemmin, mihin kiinnittää huomio.
Olisiko palkanlaskennan ulkoistamisen oppaasta myös apua? Mitä ulkoistaminen on käytännössä, miksi ulkoistaa ja miten se tapahtuu?
Takaisin blogiin
Priiman liiketoimintajohtaja, joka nauttii ihmisten parissa työskentelystä ja jatkuvasta uuden oppimisesta. Anna tunnetaan töissä hersyvästä naurusta, ripeistä askeleista, tehokkaista palavereista ja sydämellä kuuntelevasta korvasta. Vapaa-aika kuluu lasten kanssa touhutessa. Harrastuksia ovat lenkkipolkujen kulutus ja lukeminen.
