Palkanlaskennan ulkoistaminen: Näin vertailet palveluntarjoajia 

Palkanlaskentatyö on muuttunut paljon viime vuosina digitalisaation ja järjestelmien kehittymisen myötä. Myös tulorekisteri keikautti palkkahallinnon arjen täysin eri sykliin. Siinä missä valtaosa palkanlaskijan ajasta meni ennen manuaaliseen tietojen syöttämiseen, on asiantuntijatyön osuus päivien kulusta nykyään merkittävästi suurempi. Suomen monimutkainen työ-, työaika- ja vuosilomalainsäädäntö sekä erilaisten työehtosopimusten koukerot vaativat tulkintaa ja pitävät huolen siitä, että automatisaatio ei syrjäytä asiantuntijaa työstään vielä pitkiin aikoihin. Tästä syystä palkanlaskennan ulkoistaminen on hyvä tehdä vain sellaiselle palveluntarjoajalle, joka kestää kriittisten seikkojen tarkastelun. Käydään nämä seikat läpi:

Osaamiselle arvoa!

Monen tilitoimiston ydinbisnestä on laadukkaan kirjanpitotyön tuottaminen usein pienehköille yrityksille, ja palkanlaskentaa tehdään siinä sivussa. Yrityksen toiminnan kasvaessa saattaa käydä niin, että kirjanpitäjän kyky neuvoa vaativimmissa työsuhdeasioissa jää auttamatta jälkeen. Tämä on luonnollista, vaativathan taloushallinnon työt täysin erilaisen osaamisen ylläpitämistä. On siis tärkeää varmistaa, että palkanlaskennasta vastaa siihen perehtynyt henkilö.

Oikein ja ajallaan työntekijöiden tileille kilahtava palkka on vähimmäisvaatimus, mutta asiantuntijuus on paljon muutakin. Palkanlaskenta toimii yrityksesi johdon sekä HR-toimintojen kumppanina, neuvoo ja toimii tulkkina tes-asioissa sekä varmistaa, että yrityksessänne lakisääteiset työsuhde- ja palkka-asiat hoidetaan juuri niin kuin pitää. Näin johdon ja HR:n työaika vapautuu toiminnan kehittämiseen ja strategian toteuttamiseen.

Varahenkilöjärjestelyt

Aito kumppanuus vaatii toteutuakseen nimetyt vastuu- ja varahenkilöt, jotka ovat perillä juuri sinun yhtiösi käytänteistä. Paikallisen sopimisen alati lisääntyessä työehtosopimuksen ja alan tuntemus ei riitä, vaan pitää tuntea myös asiakas. Arjen sujuvuuden kannalta on merkitystä myös sillä, millaiset vasteajat tilitoimisto lupaa. Luotettava kumppani vastaa kysymyksiisi ripeästi eikä vasta viidestoista päivä.

Pari sanaa järjestelmistä

Usein kuultu kommentti ”Ihan sama millä ohjelmalla ne palkat tehdään, kunhan tulevat tehdyksi” pitää sitä huonommin paikkansa, mitä suuremmaksi palkansaajamäärä kasvaa. Jos yhtiölläsi on oma talous- ja palkkahallinnon ohjelmisto, minimivaatimus on tietenkin se, että sen käyttäjät ovat perillä kyseisen ohjelman käytöstä. Jos palkanlaskenta hoidetaan tilitoimiston järjestelmässä, olisi hyvä selvittää pari muutakin seikkaa. Onhan käytettävä ohjelmisto integroitavissa muihin järjestelmiin, esimerkiksi työajanseurantaan? Miten paljon manuaalista työtä ohjelman käyttö vaatii? Saadaanko palkkalaskelmat lähetettyä tietoturvallisesti verkkopankkiin? Nykyaikaisten työvälineiden ansiosta oikea ulkoistuskumppani voi olla maantieteellisesti ihan Suomen toisella laidalla.

Monissa yhtiöissä on toiveena myös HR-järjestelmän integroitavuus tai mahdollisuus hoitaa HR:n rutiineja palkkajärjestelmän yhteydessä. Palkanlaskennan ulkoistaminen sujuu, kun palkanlaskentaan ja henkilöstöasioihin aidosti erikoistuneella tilitoimistolla onkin tarjota asiakkailleen molemmat, sekä palkka- että HR-järjestelmä.

Entä se hinta?

Valtaosalle työnantajista palkanlaskennan ulkoistaminen on kustannustehokkain ja riskittömin tapa järjestää asia. Koska tässä blogissa keskitytään palveluntarjoajien vertailuun, ei siitä sen enempää.

Palvelun laadun ja nykyaikaisten toimintatapojen lisäksi vertailussa painaa väistämättä myös hinta. Niiden vertailu voi tuntua hankalalta, onhan jokaisella toimijalla omat hinnoittelutapansa. Käydään seuraavaksi läpi muutama vinkki todellisen hintatason selvittämiseksi. Asiakaslähtöinen palveluntarjoaja avaa tarjouksellaan avoimesti hinnoitteluperusteet, jolloin ikäviltä yllätyksiltä vältytään.

Palkansaajamäärään perustuva hinta per palkkaerittely on usein käytetty tapa. Todellista kustannusta selvitettäessä on tällöin huomioitava, montako kertaa palkkoja kuussa maksetaan ja mikä on kausivaihtelun vaikutus, jos yhtiössäsi on esimerkiksi paljon kesätyöntekijöitä, mutta hiljaista talvikaudella. Hinta voidaan antaa myös henkilöä kohti kuukaudessa, joka muuttaa tilannetta esimerkiksi joka toinen viikko maksettavien palkkojen osalta merkittävästi. Hinnastosta löytyy useimmiten myös tuntihinta. Sen yhteydessä on hyvä ymmärtää, mihin sitä käytetään ja laskutetaanko toteutuneen mukaisesti vai esim. vähintään alkavalta puolelta tunnilta. Jos ohjelmistosta aiheutuu kuluja, myös ne pitää tarjoukselta löytyä. Lisäpalvelut, kuten tilastot, palkkatodistukset, KELA-hakemukset ym. ja niiden laskutusperusteet on hyvä selvittää.

Lopuksi

Tämän blogin luettuasi tuntuu kenties siltä, että palkanlaskennan ulkoistaminen tai ulkoistuskumppanin vaihtaminen on valtava show. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Viimeinen osaavan palkkatoimiston mittari on nimittäin se, miten yhtiösi palkanlaskentapalvelun aloitus sujuu. Ammattitaitoinen kumppani hoitaa myös startin mallikkaasti ja vaivattomasti. Palkka-asiantuntijan huoleksi jää esittää oikeat kysymykset ja tehdä tarvittavat toimenpiteet palvelujen alussa. Tästä saat viitteitä jo tarjouksen läpikäynnin yhteydessä: Palkanlaskennan prosessit tunteva myyjä osaa kysyä oikeita asioita ja huomioida toimialan sekä työehtosopimusten vaikutukset palveluun. Ulkoistamalla osaavalle toimijalle sivutuotteena saadaan useimmiten kehitettyä ja suoraviivaistettua palkanlaskennan prosesseja kuin huomaamatta. Jos olet valintatilanteessa, kannattaa ratkaisun tueksi selvittää myös palveluntarjoajan referenssit ja olla rohkeasti yhteydessä heihin.

Pyydä tarjous Priima Yrityslaskennan palkanlaskentapalvelusta:

Priiman palkkapalvelusta sanottua:

"Tilitoimiston valinta oli helppoa! Priimassa talous- ja palkkahallinnon asiantuntijat hallitsevat monipuolisesti eri järjestelmät. Kirjanpito- ja palkanlaskenta hoituvat luotettavasti hyvällä asiakaspalveluhengellä. Ulkoistaminen on vapauttanut omaa aikaani ja tuonut yrityksellemme kustannussäästöjä."

Iiro Vanninen | toimitusjohtaja | Elpac Oy, Masterkilpi Oy

"Olemme tyytyväisiä Priima Yrityslaskentaan. Kirjanpidon ja palkkojen yhteyshenkilömme ovat iloisia ihmisiä ja töitä on mukava tehdä yhdessä. Priima hallitsee erinomaisesti käyttämämme järjestelmät. Meidän ei tarvitse murehtia mahdollisia järjestelmähaasteita, vaan Priima hoitaa kaiken ammattimaisesti. Kirjanpito ja palkanlaskenta tuotetaan luotettavana palveluna tarpeisiimme sopivasti.”

Antti Ahava | operatiivinen johtaja | Metritiski Oy

"Priima Yrityslaskenta tarjoaa tilitoimistopalvelut yrityksille erinomaisella järjestelmäosaamisella ja asiakaspalvelulla. Priiman talous- ja palkkahallinnon asiantuntijat ylläpitävät omaa tietotaitoaan. Kirjanpitomme ja palkanlaskentamme ovat osaavissa käsissä. Priima hoitaa yrityksemme asiat niin hyvin, etten osaa tarpeeksi kiittää. Priima on yhteistyökumppani parhaasta päästä."

Henry Kouvonen | yrittäjä | Paperplast Oy