Mitä kuluja yrittäjä voi vähentää kirjanpidossa?

Pääperiaatteena voidaan pitää, että kaikki ne kulut, jotka liittyvät yritystoimintaan voidaan vähentää yrityksen tulosta. Kuitenkaan rajanveto ei aina ole yrittäjälle täysin selvää. Otan tässä kirjoituksessa kantaa joihinkin yleisimpiin kulueriin, jotka aiheuttavat yrittäjille päänvaivaa ja joissa rajanveto vähennyskelpoisen ja vähennyskelvottoman välillä on haastavaa.

Jo ennen yrityksen toiminnan aloitusta joutuu yrittäjä maksamaan perustamiseen liittyviä kuluja. Näitä ovat esimerkiksi suunnittelu, lupien hakeminen, mahdollisesti ostettu yritysneuvonta tai tarvike- ja laitehankintoihin liittyvät menot. Nämä kaikki ovat vähennyskelpoisia.

Markkinointia, neuvottelukulua vai edustusta?

Näiden kolmen kuluerän erottelu on monesti todella vaikeaa. Jos yritys tarjoaa esim. illanvieton yhteistyökumppanilleen on se edustuskulua, josta ei voi vähentää arvonlisäveroa ja vain 50 % kulusta on verotuksessa vähennyskelpoista. Jos taas yritys tapaa yhteistyökumppanin neuvotellakseen uusista sopimuksista tai muista yritystoimintaan liittyvistä asioista ja tarjoaa vaikka lounaan, niin nämä kaikki kulut ovat vähennyskelpoisia ja myös alv-vähennys voidaan tehdä kirjanpitoon. Samoin markkinointikuluissa voidaan vetää raja seuraavan esimerkin kautta. Yritys järjestää markkinointitapahtuman, johon kutsutaan tietyt ihmiset. Tällöin kyse on edustuksesta ja kulut menevät myös sen mukaan. Sen sijaan, jos yritys järjestää markkinointitapahtuman, johon osallistujia ei ole rajattu vaan sinne on vapaa pääsy kaikille halukkaille, niin tuolloin kulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia markkinointikuluja. Konkreettiset lahjat, jotka on kohdistettu liikelahjoiksi ovat edustuslahjoja, joiden kulu menee samoin kuin edustuskulutkin eli ei alv-vähennysoikeutta ja verotuksessa vain 50 % on vähennyskelpoista. Mainoslahjat, jotka jaetaan rajoittamattomalle joukolle ovat sen sijaan vähennyskelpoisia markkinointikuluja. Mainoslahjalle on tyypillistä myös, että se on rahallisesti vähempiarvoinen.

Mitä tarkoitetaan työvaatteilla?

Tämä on varmaankin se kaikkein vaikein kulu, josta melkeinpä kuukausittain käydään keskustelua. Verottaja on aika tiukka mitkä työvaatteet hyväksytään kirjanpitoon. Eli yksinkertaistettuna työvaatekuluksi hyväksytään vain ne vaatteet, joita yrittäjä tai henkilökunta ei käytä muualla kuin työtehtävissään. Vaikka yrittäjä osallistuisi johonkin edustustilaisuuteen ja tarvitsisi sinne juhla-asun, niin sitä kulua ei voi kirjata kirjanpitoon. Tuota samaa asua hän voi käyttää myös tuon tilaisuuden jälkeen vapaa-aikanaan ja näin ollen se on elantokulu - ei yrityksen kulu. Kirjanpitäjät näkevät mitä ihmeellisimpiä selityksiä ostokuiteista, joissa on ostettu alusvaatteita, sukkahousuja, pikkumusta, toppapuku (työmatkoille), vaelluskenkiä, juhlasukkia, juoksukenkiä, sandaaleita, hameita, shortseja yms. Poikkeuksena voidaan pitää vaatetta, johon on painettu yrityksen logo ja tällöin vaate katsotaan markkinointikuluna. Vähennyskelpoisia työvaatekuluja ovat esim. työhaalarit, suojavarusteet, turvakengät, suojalasit, suojamaskit ja muut vastaavat varusteet.

Työterveyden kulut

Työnantajan on järjestettävä henkilökunnalle työterveyspalvelut, tehtävä toimintasuunnitelma ja sopimus palveluntuottajan kanssa. Ammatin- ja liikkeenharjoittajat sekä maatalouden harjoittajat eivät voi olla itsensä työnantajia. Tämän vuoksi he voivat järjestää itselleen vain pakollisen terveydenhoidon. Henkilöyhtiössä hierontapalveluiden osto ei ole vähennyskelpoista kulua, vaikka yrittäjä kuinka perustelisi hieronnan auttavan hänen työssä jaksamistaan. Poikkeuksena on fysioterapia, johon on hakeuduttu työterveyslääkärin lähetteellä.

Lehdet ja ammattikirjallisuus

Toimialaan liittyvä ammattikirjallisuus ja lehdet, joita yrittäjä tilaa työpaikalle tai kotiinsa ja joilla ylläpidetään ammattitaitoa ovat vähennyskelpoisia kuluja. Myös yrityksen toimitilaan tilatut sanomalehdet sekä asiakkaita varten odotustiloihin tai kahvilaan tilatut aikakauslehdet ovat vähennyskelpoisia. Sanomalehti, joka tilataan kotiin, ei ole vähennyskelpoinen kulu.

Vähennyskelvottomat kulut

Yritystoiminnassa voi vähentää erilaisia ja useampia kuluja, mutta ei aivan kaikkea. Ne kulut, jotka eivät liity yritystoimintaan millään tavalla, ovat selkeimmin niitä kuluja, joita ei voi vähentää verotuksessa. Esimerkiksi yrittäjän omat ja hänen perheensä elämiseen liittyvät kulut, kuten lomamatkat ovat sellaisia. Kaikki rangaistusluonteiset maksuseuraamukset, kuten pysäköintisakot, veronkorotukset sekä verottajan viivästysseuraamukset ovat myös vähennyskelvottomia kuluja. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että kaikki kulut, jotka eivät liity tulonhankintaan tai sen säilyttämiseen ovat vähennyskelvottomia.

Lisää yrityksen kirjanpidossa vähennettävistä kuluista voit lukea Verohallinnon sivuilta.

Lue myös:

Sisältääkö kirjanpitopalvelusi nämä raportit? Osasitko edes toivoa?

Tilaa uusimmat blogiartikkelit sähköpostiisi: