Hyvä paha inventaario

Nyt kun kinkut on sulatettu ja raketit ammuttu, niin toivottavasti myös inventaario on laadittu, mikäli yritykselläsi on merkittävä vaihto-omaisuus ja tilikautesi katkeaa vuodenvaihteessa.

Mitä on vaihto-omaisuus ja miksi sitä inventoidaan?

Vaihto-omaisuus määritellään kirjanpitolaissa. Vaihto-omaisuutta ovat sellaisinaan tai jalostettuina myytäviksi tai kulutettaviksi tarkoitetut hyödykkeet. Vaihto-omaisuutta ovat ”aineet ja tarvikkeet”, ”keskeneräiset tuotteet”, ”valmiit tuotteet ja tavarat” sekä ”muu vaihto-omaisuus”. Lisäksi vaihto-omaisuuden erässä esitetään vaihto-omaisuuden ostoihin liittyvät ennakkomaksut, eli maksut vaihto-omaisuushyödykkeistä, jotka eivät ole vielä saapuneet varastoon.

Inventoinnin tarkoituksena on selvittää yrityksen omistaman varaston arvo ja varmistua siitä, että se on kirjanpidossa ainakin tilinpäätöshetkellä oikein. Kun vaihto-omaisuuden tilinpäätöshetken arvo saadaan selville päästään kirjanpitoon kirjaamaan varaston muutos, joka vaikuttaa suoraan yhtiön tulokseen.

Tavaraa myyvä tai tuotteita valmistava yritys pitää vaihto-omaisuutta oman liiketoiminnan tarpeisiin suunnitellusti, mutta joskus varastoa voi kertyä ylimääräistä tavaraa myös suunnittelemattomasti. Tavaraa hankitaan varastoon, jotta yrityksellä olisi puskuria myydä tavaraa nopealla toimitusajalla, sitä mukaa kun kauppoja syntyy. Nopea toimitus voi olla kilpailuetu. Varastoon saatetaan hankkia tuotteita myös etupainotteisesti, jos tuotteita saadaan ostettua sisään tavanomaista halvemmalla tai on tiedossa, että tuotteiden hinnat ovat nousemassa. Toisinaan myyntiennusteet eivät pidä paikkaansa tai tehdään virheinvestointeja, jolloin tuotteita jää varastoon ja niitä ei saadakaan myydyksi. Yritykselle syntyy näin hitaasti kiertävää varastoa. Hitaasti kiertäviä tuotteita saatetaan joutua myymään alennuksella, jolloin katteet voivat jäädä heikoiksi ja tulos pienenee. Hitaasti kiertävät saattavat ajanmittaa myös vanhentua ja muuttua pahimmillaan epäkurantiksi varastoksi, jota ei saada myytyä ja jolla ei näin ollen ole arvoa. Vaihto-omaisuuden hallinta vaatii johdon jatkuvaa huomiota, yksityiskohtaista seurantaa ja nopeaa reagointia.

Mikäli siellä varastossa pyörii edelleen niitä vuosikausia seisoineita pölyyntyneitä paketteja voi näiden alas kirjaamiseen varaston arvosta motivoida itsensä, vaikka sillä että tämä menee kansan kielellä niin sanotusti vähennyksiin (jos tulos olisi muutoin voitollinen), koska tuloksen pienentymisen myötä vähenee myös tilikaudelta maksettavan yhteisöveron määrä. Tässä taustana on kirjanpitolain arvostussäännökset siitä, että vaihto-omaisuus saadaan arvostaa hankintahintaansa tai sitä alempaan käypään arvoon – jos tuotteella ei ole markkinoita ollut säädylliseen aikaan niin silloinhan tuote on käytännössä arvoton.

Varastolle oikea arvo

Tuote merkitään vaihto-omaisuuteen eli varastoon suoriteperiaatetta noudattaen. Tällöin arvioidaan, koska tavara on vastaanotettu tai luovutettu. Lähtökohtaisesti hyödyke on luovutettu tai vastaanotettu silloin, kun kaupan kohde on siirtynyt myyjältä ostajalle ja kun kohdetta koskevat keskeiset riskit ja oikeudet ovat siirtyneet. Kun tavara tuodaan ulkopuolisen rahdinkuljettajan toimesta, pitää ottaa huomioon kyseiselle erälle sovitut toimitusehdot. Toimitusehto määrittää milloin riskit, vastuut ja oikeudet vaihtuvat ostajalta myyjälle. Esimerkiksi jos riskit, vastuut ja oikeudet siirtyvät jo lähtömaassa myyjältä ostajalle, tulee vaihto-omaisuuteen lukea myös matkalla olevat hyödykkeet.

Kun kirjanpitoon on kirjattu ja huomioitu yhtiön kaikki varastot, jotka olivat olemassa tilinpäätöspäivänä, tulee selvittää kunkin varaston täydellisyys. Toivottavasti yritykselläsi on varastonhallintajärjestelmä, johon kirjautuvat tavaran vastaanotto ja varastosta otot sekä keskeneräisten tuotteiden laskenta. Toiminnan- ja tuotannonohjausjärjestelmissä hyödykkeen vastaanotto ja luovutus kirjautuvat sitä mukaan, kun tavara liikkuu ja tapahtumat kirjataan järjestelmään. Myynnissä tämä on usein sidoksissa myyntitapahtumaan ja laskutukseen. Käytännössä kuitenkin usein manuaalisesti ylläpidettävissä varastoissa tapahtumia ei aina pystytä kirjaamaan aukottomasti, joten järjestelmän ilmoittamat määrät varmistetaan inventoimalla tuotteet.

Varaston oikean arvon selvittämiseksi tulee arvioida kappalemäärien lisäksi ovatko hyödykkeet oikeassa arvossaan tilinpäätöshetkellä, eli millä hinnalla tuotteet kirjautuvat varastoon ja sieltä ulos. Tuote tai palvelu arvostetaan ja kirjataan järjestelmään hankintahintaansa, lisättynä mahdollisilla hankintaan liittyvillä liitännäiskuluilla kuten esimerkiksi rahtikustannuksilla.

Kun varastossa on eri ajankohtina eri hinnoilla hankittuja hyödykkeitä, vaikuttaa varaston määrään taseessa, sekä kulukirjaukseen tuloslaskelmassa se, mihin hintaan ostetut hyödykkeet on myyty ja mihin hintaan hankitut hyödykkeet ovat varastossa jäljellä. Arvo riippuu siitä, miten varastohallintajärjestelmä laskee hankintahinnan, eli laskeeko se painotetun keskihinnan, huomioiko se varastossa jo olevat hyödykkeet laskennassa, vai päivittyykö jo varastossa olevien tuotteiden hinnaksi viimeiseksi varastoon tulevien tuotteiden hankintahinta. Arvoon vaikuttaa myös millä arvolla varastosta otot kirjataan ja miten ne vaikuttavat varastoon jäävien tuotteiden varastonarvoon. 

Muita varaston arvostuksen pääperiaatteita on arvostaminen hyödykekohtaisesti sekä alimman arvon periaate. Alimman arvon periaate tarkoittaa, että tilinpäätöksessä tulee valita alin seuraavista kolmesta vaihtoehdosta: alkuperäinen hankintameno, eli hyödykkeestä tai materiaalista alun perin maksettu ostohinta, jälleenhankintameno, eli millä hinnalla saataisiin hankittua kyseiset hyödykkeet tai materiaalit tällä hetkellä tai todennäköinen luovutushinta, eli millä hinnalla kyseistä hyödykkeet tai materiaalit saataisiin myytyä tällä hetkellä.

Hyödykkeiden ja materiaalien hintaa arvioitaessa on käytettävä erillistä harkintaa etenkin epäkuranttien, eli arvonsa menettäneiden tuotteiden kohdalla. Tällaiset tavarat tulee arvioida erikseen. Kun tavara on epäkuranttia, eli esim. pilaantunut, vanhentunut, rikkonainen, tuote on otettu käyttöön tai pakkaus on avattu, tarkoittaa se käytännössä sitä, ettei tavaraa voida enää myydä. Jos epäkurantiksi todetun hyödykkeen tai materiaalin todennäköinen hankintameno tai luovutushinta on tilikauden päättyessä hankintamenoa pienempi, on erotus kirjattava kuluksi.

Alimman arvon periaatetta tulee soveltaa, vaikka hyödyke olisi täysin kurantti, jos sen jälleenhankintahinta on alentunut. Yhden lajin arvon alentumista ei ole mahdollista kompensoida muiden hyödykkeiden hintojen kohoamisella.

Kirjanpitolain olennaisuusperiaatteen mukaan vähämerkitykselliset, vuodesta toiseen suunnilleen samana pysyvät varastoerät, joita yritys hankkii jatkuvasti, saadaan merkitä taseeseen saman määräisinä vuodesta toiseen, eikä niitä tarvitse erikseen arvostaa.

Haluatko päästä tilinpäätösinventaarion suhteen helpommalla?

Inventaario tehdään valitettavan usein edelleen vain kerran vuodessa, kun se olisi suositeltavaa tehdä useammin. Varsinkin suurissa varastoissa on hyvä tehdä jatkuvaa inventointia, eli pienempiä inventaarioita jatkuvasti ympäri vuoden, jotta saldot pysyvät järjestelmässä ajantasalla ja yrityksen taloudellista tilaa pystytään siten seuraamaan tilikauden aikana varmemmin. Inventaarion tekeminen useammin, kuin kerran vuodessa voi helpottaa myös tilinpäätökseen tehtävää inventointia, sillä tuotteiden arvostusta ja tilikauden aikana mahdollisesti muodostuneita eroja ja on jo käsitelty ja korjattu ja tilinpäätösvaiheeseen ei jää suurta määrää selvitettävää. Inventointia kannattaa tehdä myös tuotteita vastaanottaessa, sillä keräilyvirheitä voi sattua myös tuotteiden lähettäjän päässä. Mikäli siis tuskailet vieläkin vuodenvaihteen inventaarin kanssa suosittelen lämpimästi helpottamaan vajaan vuoden päästä seuraavaa urakkaa sillä että teet alkaneelle vuodelle ja/tai tilikaudelle lupauksen että hoidat inventoinnin vähintään neljännesvuosittain niin kaikki vuoden aikana kumuloituvat inventaarierot eivät jää selviteltäväksi tilinpäätöskiireiden kanssa yhtä aikaa – antaapa kirjanpitosi samalla realistisemman kuvan tuloksen muodostumisesta jo tilikauden aikana kun vaihto-omaisuuden arvoa ei tarvitse arvailla.