Budjetista puhuttaessa tarkoitetaan yleensä tilikausibudjettia, joka laaditaan yrityksen koko tilikauden ajalle. Tilikausibudjetista voidaan kuitenkin johtaa tarkempia muita budjetteja, esimerkiksi tulos- ja rahoitusbudjetteja. Nimensä mukaisesti tulosbudjetti kertoo, mistä lähteistä yrityksen tulos syntyy. Rahoitusbudjetti puolestaan kuvaa, mistä kulut syntyvät ja paljonko varoja jää jäljelle. Tulosbudjetti ja rahoitusbudjetti täydentävät toisiaan, sillä vaikka tulosbudjetissa olisi todella hyvä tulos, voi rahoitusbudjetissa olla suuria kulueriä. Näistä budjeteista voidaan johtaa edelleen pienempiä ja tarkempia budjetteja, esimerkiksi investointibudjetti omana seurattavana osa-alueenaan.
Miksi budjetoisin? Budjetoinnin hyödyt yritykselle
Yrityksen toimialasta ja koosta riippumatta suosittelen kaikille budjetointia. Tämä siksi, koska:
- Budjetointi konkretisoi yrityksen toimintasuunnitelmat.
Yrityksen budjetti on yrittäjälle yhtä tärkeä kuin rakennuspiirustukset ovat rakentajalle. Budjetti auttaa yritystä pääsemään tavoitteeseensa. Budjetoinnilla pystyt esimerkiksi suunnittelemaan hinnoittelua, kassavirtaa, rahoitussuunnitelmia, uusia rekrytointitarpeita tai kannustejärjestelmän palkkiomallia.
- Budjetointi on tärkeä johtamisen apuväline. Sen avulla pysyt itse selvillä siitä, onko yritys oikealla tiellä kohti tavoitetta. -Budjetin kautta viestit myös paremmin esimerkiksi työntekijöille ja yrityksen hallitukselle tulevasta kaudesta. Budjetti helpottaa myös päätöksentekemistä, sillä voit vertailla erilaisten ratkaisuiden vaikutusta lopputulemaan ja yrityksen talouden kokonaisuuteen.
- Budjetoinnilla on helppo testata yrityksen erilaiset tulevaisuuden skenaariot. Budjetoinnin avulla voit valmistella päätökset, seurata tavoitteiden täyttymistä ja päivittää suunnitelmaa ennusteen mukaan. Kestäisikö yrityksen kassa esimerkiksi uuden työntekijän rekrytointia ja missä suhteessa myynnin pitäisi tällöin kasvaa? Eri budjetointiskenaariot auttavat, kun vertailette, kuinka hyvin olette saavuttaneet taloudelliset tavoitteenne.
- Budjetointi on riskien hallintaa. Budjetoinnin avulla voidaan varmistaa, että yrityksellä on edellytykset saavuttaa tavoitteet. Kassavirran ja kannattavuuden budjetointi vähentää ikäviä yllätyksiä ja nostaa yrityksen valmiusastetta muutoksille.
- Budjetointi helpottaa kassanhallintaa. Yrityksen kannattavuuden kaava on niinkin yksinkertainen kuin tulot - kulut = kannattavuus (Huom! Kulujen tulee kohdistua tulojen hankintaan). Jos kannattavuus näyttää heikolta, on lisättävä tuottoja ja pienennettävä kustannuksia. Helpommin ehkä sanottu kuin tehty.
Joka tapauksessa yrityksen budjetti pitää sinut ajan tasalla kassan tilanteesta ja kertoo sinulle tärkeää informaatiota vaikkapa siitä, onko tuotteiden ja palveluiden kate riittävä yrityksen kiinteiden kulujen peittämiseen.
Yrityksen budjetti luo mahdollisuuksia raportoitiin ja talouden analysointiin
Budjetoinnin tekemisessä aikaa ei kannata käyttää laskelmapohjien ja raporttien tekoon. Valmiita pohjia on saatavilla. Lisäksi pohjat voidaan tarvittaessa tehdä yhteiskäytettäviksi, mikäli haluatte osallistaa tilitoimiston ja rahoittajat mukaan talouden suunnitteluun.
Budjetoinnin pohjalle syötetään edellisen tilikauden tietoja. Katse on silti vahvasti tulevassa! Visuaalisesti helpot raportit helpottavat lukujen ymmärtämistä, seurantaa ja esittämistä. Budjetoinnissa yleisesti käytettyjä tarkastelukohteita ja raportteja ovat esimerkiksi:
Tulosennuste
Tulosennuste kertoo kuukausittain ja kumulatiivisesti yhdistelmän jo toteutuneesta liikevaihdosta ja tilikauden voitosta sekä jäljellä olevien kuukausien budjetoidusta liikevaihdosta ja budjetoidusta tilikauden voitosta.
Veroennuste
Veroennusteraporttien seuranta on erityisen hyödyllistä, jos liikevaihdossa tapahtuu suuria muutoksia. Veroennusteen avulla pysyt kartalla siitä, riittävätkö ennakot vai saatko hakea huojennuksia.
Tulos ja tase -toteuma
Budjetin ja tilikauden alusta toteuman perusteella kertyvästä raportista nähdään ero budjettiin. Tulosennusteen kautta nähdään, mihin lopputulokseen tullaan jo toteutuneen ja budjetin yhdistelmällä. Taseluvut ja liikevaihdon kehitys sekä omavaraisuusaste ovat tärkeitä tarkastelun kohteita.
Liikevaihto ja katteet
Vertaa kehitystä menneeseen – miten kuluva vuosi on mennyt verrattuna viime vuoteen ja budjetoituun tulevaan? Budjetointi on ainut järkevä tapa rahoituksen ja tuloksen seurantaan. Jos yrityksellä on esimerkiksi suuret kausivaihtelut, on tiedettävä tarkasti, pystyvätkö hyvät kuukaudet kantamaan huonot kuukaudet. Miltä myynti- ja käyttökate esimerkiksi näyttävät kuukausitasolla ja kumulatiivisesti?
Nämä esimerkkeinä raporteista ja ennusteista, joita on koottavissa ja räätälöitävissä aina yrityksen tarpeen mukaan. Jos talouden analysointi tähän tapaan on sinulle vierasta, aloita muutamasta mittarista. Pikkuhiljaa haluat tietää yhä enemmän joistakin osa-alueista ja näin tärkeimmät tunnusluvut nousevat esille.
Tehoa budjetointiin toimintaympäristö- ja kilpailija-analyysista
Yrityksen budjetti olisi hyvä laajentaa huomioimaan myös toimintaympäristö ja kilpailijat. Saatat helposti ajatella, ettet voi vaikuttaa toimintaympäristöön tai kilpailijoihin ja että ylöskirjaamaton mututuntuma näistä riittää. Faktatietoa on kuitenkin saatavilla ja sitä tarjoavat esimerkiksi:
Analysoi tulevaisuuden näkymät, muutokset ja vaikutukset omaan yritykseen. Tarkastele asioita monipuolisesti asiakkaidesi, kilpailijoidesi, talouden, yrityksen sisäisen tilanteen ja yrityskulttuurin näkökulmasta.
