Yllättävät poissaolot, käyttöoikeusongelmat tai maksuliikenteen katkokset voivat pysäyttää yrityksen arjen nopeasti. Kun palkanlaskennan ja taloushallinnon kriittiset tehtävät on dokumentoitu, vastuutettu ja varmistettu etukäteen, liiketoiminta pysyy käynnissä myös poikkeustilanteissa.
Yrityksen taloushallinto ja palkanlaskenta ovat liiketoiminnan kriittisimpiä osa-alueita, koska muodostavat yrityksen toiminnan kivijalan. Siksi kriittisten toimintojen jatkuvuus on tärkeä varmistaa ennakolta. Keräsimme tähän blogiin muutamia konkreettisia keinoja, joilla yritykset voivat varautua yllättäviin tilanteisiin, koska me Priimalla haluamme auttaa asiakkaita rakentamaan taloushallinnon, joka on aidosti myrskynpitävä: vakaa, ennakoiva ja kestävä kaikissa tilanteissa.
Miten varmistat kriittisten toimintojen sujuvuuden palkanlaskennassa ja taloudessa, jos jotain yllättävää sattuu?
Monissa pienissä ja isoissakin yrityksissä yksi henkilö tai muutama henkilö hoitaa palkanlaskennan ja saattaa olla, että lisäksi myös talouden. Eikä työtehtäviä ole varmistettu toisella osaajalla. Vaikka tämä voi olla kustannustehokas ratkaisu, tuo se mukanaan myös riskejä, jotka ovat tärkeää tunnista ja hallita.
On olemassa useita asioita, joita voit tehdä varmistaaksesi, että yrityksesi liiketoiminta ja kriittiset toiminnot jatkuu sujuvasti, vaikka jotain yllättävää sattuisikin.
Lähde liikkeelle ohjelmistoympäristöstä ja maksuliikenneyhteyksistä
Varmista että organisaatiossanne on ainakin 2–3 henkilöä, joilla on pääsy ohjelmienne käyttäjien hallintaan ja heillä myös riittävät oikeudet lisätä ja poistaa käyttöoikeuksia. Tarkasta maksuliikenne ja maksatus prosessinne ja varmista että valtuutukset suomi.fi palvelujen kautta on enemmän kuin yhdellä henkilöllä.
Luo selkeät prosessit ja ohjeet
Yleensä ensimmäinen tärkein asia on tehdä selkeät työohjeet ja dokumentoida ne. Erityisen tärkeää on tämän jälkeen testata käytännössä, pystyykö varahenkilö todella tekemään esim. palkanlaskennan tai laskutuksen alusta loppuun.
Palkkaprosessin voi kuvata aloittamalla tarvittavat/käytettävät ohjelmat ja käyttöoikeudet palveluihin (eläkeyhtiöt, kela yms.)
- Mistä tulevat esim. tuntikertymät, kuka tarkastaa ja kuka hyväksyy sekä ohjelmat ja tarvittavat käyttöoikeudet
- Mitä työehtosopimusta käytetään ja onko se käytössä kaikilla työntekijöillä.
- Missä seurataan poissaolot, lomat. Onko loma-ajan palkassa tietty maksukäytäntö.
- Onko henkilöstöllä luontaisetuja yms. käytössä.
- Tilitetäänkö ay-maksuja ja mistä tiedot saadaan
- Mistä palkkojen maksutiedostot maksut lähetetään, onko maksatuksella oma prosessi
- Muuta huomioitavaa esim. tulorekisteri-ilmoittaminen, onko palkkiota/bonuksia
- Tarvittavat/käytettävät ohjelmat ja käyttöoikeudet (myös maksujen osalta, mikäli käytössä on erillinen monipankkiohjelma / pankkiyhteyskanava)
- Mikä on yrityksenne toimintatapa laskujen tarkastuksessa ja hyväksynnässä, onko ohjelmassa luoto kierrätys- ja tarkastusryhmiä
- Tiliöinti periaatteet, onko käytössä automaatti tiliöintiä ohjelmassa
- Lähtevätkö/ siirtyvätkö maksatukset ohjelmasta automaattisesti eräpäivittäin vai tarvitaanko toimenpiteitä
- Onko maksatuksissa luotu 2 vaiheinen hyväksyntä
- Tarvittavat/käytettävät ohjelmat ja käyttöoikeudet
- Onko tuotantoprosessi, toiminnan- ja/tai tuotannonjärjestelmä, kuka laskuttaa tai mistä tulee tieto, kun laskutus saadaan tehdä
- Mahdolliset verot, rahti – ja tullausmaksut niiden käyttäytyminen, tehtävät ilmoitukset esim. tulli -ilmoitukset
- Mahdolliset ennakkomaksut ja/ tai factoring tms. rahoitukset ja niiden toimintatavat
Laadi varasuunnitelma
Laadi varasuunnitelma, vaikka ajattelisittekin ettei se ole tarpeellista. Ota huomioon myös ohjelmistoympäristö ja varmista että useammalla henkilöllä on käyttöoikeudet kaikkiin tarvittaviin ohjelmiin.
Kouluta muita työntekijöitä, jos se on mahdollista. Varmista, että heillä on osaaminen sekä koulutus käytettäviin palkanlaskennan ja kirjanpidon ohjelmiin.
Työtehtävien eriyttämisellä pystytään muutenkin pääosin estämään vaarallista työyhdistelmää, joka on tärkeä osa yrityksen riskienhallintaa. Käytännössä vaarallinen työyhdistelmä syntyy siitä, kun sama henkilö voi suorittaa peräkkäisiä työtehtäviä mikä esim. mahdollistaa maksatuksen ilman toisen henkilön kontrollia.
Ulkoista osaamista, tilitoimiston asiantuntija on riskienhallintaa parhaimmillaan
Moni yritys ei tule ajatelleeksi, että yksi tehokkaimmista riskienhallintakeinoista on käyttää tilitoimiston ammattilaisia, jotka tuovat mukanaan ammattitaidon, ajantasaisen tiedon sekä varmistetut prosessit.
Priimassa Myrskynpitävyys ei ole vain lupaus: se syntyy nimetyistä vastuu- ja varahenkilöistä, jatkuvasta kouluttautumisesta, TES- ja lakimuutosten seurannasta, vahvasta prosessiendokumentoinnista ja monipuolisesta ohjelmisto-osaamisesta.
Yrityksen ei tarvitse itse kouluttaa, kouluttautua tai kantaa osaamisriskiä, tilitoimistolla on kapasiteettia ja osaamista valmiina. Ulkoistamisen voi tehdä joustavasti: osittain, kokonaan tai vain tietyt osa-alueet. Kysy myös mahdollisuus sijaistus / varallaolo palvelusta.
Mikäli kiinnostuit, ota yhteyttä. Keskustellaan ja pohditaan, miten löydämme juuri teidän yritykseenne sopivia palkka- ja taloushallinnon ratkaisuja.
