Perinteinen taloushallinto eli paperikirjanpito ei enää kannata. Nimensä mukaisesti se sisältää paljon erilaisia kuitteja ja tositteita, jotka pitää säilyttää, toimittaa ja arkistoida. Yrityksen näkökulmasta tämä vie aikaa ja hermoja. Kirjanpitäjältäsi paperikirjanpito vaatii paljon manuaalista työtä ja saman tiedon moninkertaista syöttämistä eri ohjelmiin. Yksi suuri paperikirjanpidon ongelma on myös se, ettei ajantasainen talouslukujen tarkastelu ole yrittäjälle mahdollista. Talouden luvut ovat aina n. 1,5 kuukautta jäljessä.
Mikäli yritykselläsi ei ole omaa taloushallinto-ohjelmaa, voidaan asiakkaan kirjanpito tehdä Priima Yrityslaskennan järjestelmässä, Visma Fivaldissa. Näin saat itsellesi sähköisen taloushallinnon hyödyt, mutta säästyt järjestelmäinvestoinneilta.
Visma Fivaldissa yrityksesi ja kirjanpitäjäsi pääsevät samaan järjestelmään. Kirjanpitäjän työ on tehokasta, kun rutiinit ja manuaaliset työvaiheet on automatisoitu. Sähköinen taloushallinto vähentää merkittävästi tuplatyön määrää, kun samoja tietoja ei tarvitse kirjata useaan eri paikkaan. Myös inhimillisten virheiden mahdollisuus pienenee, kun tietoja ei syötetä käsin. Fivaldi on kustannustehokas ratkaisu yrityksesi kirjanpitoon, sillä kirjanpitäjäsi ei tarvitse käyttää aikaa tietojen käsin syöttämiseen ja virheiden korjaamiseen.
Yrityksesi puolestaan näkee reaaliaikaisesti taloushallinnon raportit. Reaaliaikaisen raportoinnin avulla johdat yritystäsi paremmin, sillä reagointi, päätöksenteko ja ennakointi helpottuvat ja perustuvat ajantasaiseen taloustietoon.
Yhteistyö parantuu sähköisyyden myötä, kun voidaan sopia joustavasti, mitkä toimenpiteet hoitaa yritys ja mitkä tilitoimisto ja toisten kirjaukset näkyvät toiselle automaattisesti. Myös tilintarkastajan työ helpottuu, kun asiakirjat ja dokumentit ovat yhdessä järjestelmässä. Toistaiseksi kukaan ei ole halunnut siirtyä sähköisestä taloushallinnosta takaisin paperikirjanpitoon.
Pilvipalvelun edut
Visma Fivaldi on pilvipalvelu. Järjestelmää ei siis asenneta yrityksesi omille palvelimille, vaan se toimii nimensä mukaisesti pilvessä. Pilviominaisuus tuo tiettyjä etuja ohjelman käyttöön, jotka sinun tulisi muuten itse huolehtia tai järjestää:
- Järjestelmä ja laitealusta päivittyvät automaattisesti, joten sinun ei tarvitse itse huolehtia niistä.
- Varmuuskopiointi ja tietojen palauttaminen ovat palveluntarjoajan vastuulla.
- Voit käyttää järjestelmää missä ja milloin vain päätelaiteriippumattomasti. Vaikkapa kesämökin laiturilta puhelimella.
- Kaikki tiedot ovat ajan tasalla ja päivittyvät reaaliajassa.
- Järjestelmän yhteiskäyttö on helppoa - kukin kirjautuu järjestelmään vain omilla tunnuksillaan.
- Integraatiot toisiin järjestelmiin on helppo toteuttaa.
- Yrityksen pääsevät kevyillä kustannuksilla käyttämään ammattimaisia järjestelmiä tilitoimiston kautta.
Tehokas verkkolaskutus
Fivaldilla on helppo sähköistää yrityksen taloushallinnon muutkin prosessit, esimerkiksi myynti- ja ostolaskutus. Laskelmien mukaan yhden paperilaskun käsittelyyn menee noin 10 min kun taas yksi sähköinen lasku vie keskimäärin 2 min. Sähköistäminen kannattaa siis myös laskutuksen kohdalla, sillä laskujen käsittely tehostuu, yrityksen rahankierto nopeutuu, manuaalisuus vähenee ja virheiden mahdollisuus pienenee. Myös tietoturva-asiat on huomioita Fivaldissa asianmukaisesti.
Verkkolaskujen lähettäminen
Verkkolaskujen lähettämisessä lähetät laskut Fivaldista verkkolaskuoperaattorille. Operaattorin tehtävänä on huolehtia laskut oikeassa muodossa (verkkolaskuna, paperilaskuna tai sähköpostilaskuna) vastaanottajalle. Sinulle laskutus on kuitenkin pelkästään sähköistä.
Yrityksesi prosessiin sopivasti, voit valita, teetkö myyntilaskut itse Fivaldilla vai hoitaako tilitoimisto myyntilaskutuksen puolestasi. Fivaldissa myyntilaskutukseen voidaan lisätä myös kuluttajan e-laskutus, suoramaksutoiminnallisuus ja sopimuslaskutus.
Huomaathan, että 1.4.2020 voimaan astuneen verkkolaskudirektiivin mukaan asiakkaasi voivat vaatia sinulta sähköisiä laskuja.
Verkkolaskujen vastaanotto
Vastaavasti verkkolaskujen vastaanotto tapahtuu niin, että laskuttaja lähettää laskut verkkolaskuoperaattorille, joka muuntaa yrityksesi laskut verkkolaskuksi. Näin vastaanotat kaikki laskusi Fivaldiin sähköisenä.
Saapuneista ja lähetetyistä verkkolaskuista menevät tiedot automaattisesti kirjanpitoon, raportteihin, viranomaisilmoituksiin ja arkistoon. Yhden kirjaamisen periaate tehostaa toimintaa merkittävästi. Tieto syötetään yhteen paikkaan vain kerran ja sieltä se on kaikkien hyödynnettävänä saman tien.
Fivaldissa ostolaskujen tarkastelu, käsittely ja hyväksyntä sekä maksatus sisäänrakennetun pankkiyhteyskanavan välityksellä on helppoa. Laskut voidaan tarkastaa ja hyväksyä myös mobiilissa, esim. puhelimella. Maksatuksen työjaosta voit sopia tilitoimiston kanssa.
PS. Arkistosta vielä sen verran, että Fivaldi sisältää sähköisen arkistoinnin. Järjestelmästä itsessään kulkevien tietojen (kuten verkkolaskuaineiston) lisäksi arkistoon voidaan tuota kaikki yritystoiminnan kannalta tärkeä dokumentit, kuten sopimukset, hallituksen pöytäkirjat, kauppakirjat, tasekirjat, kirjanpito- ja palkka-aineistot jne.
Lopuksi
Tutustu rohkeasti Visma Fivaldiin avullamme. Valitaan järjestelmästä käyttöön ne osa-alueet ja toiminnot, jotka tehostavat yrityksesi toimintaa. Meiltä löytyy pitkä kokemus järjestelmien yhteiskäytöstä asiakkaiden kanssa!
"Kirjanpidon ja palkanlaskennan ulkoistaminen tuo helppoutta ja kustannustehokkuutta arkeen. Taloushallintomme hoidetaan Priiman omassa Visma Fivaldi -järjestelmässä, mikä on suuri etu. Priiman asiantuntijat ovat auttaneet yritystämme muutostilanteissa, esimerkiksi yhtiömuodonmuutoksessa ja talouslukujen ymmärtämisessä."
Teemu Kiilunen | toimitusjohtaja | Kiilunen Service Oy
Lataa webinaaritallenne ja näe Visma Fivaldi käytännössä
Pk-yrittäjän sähköinen taloushallintojärjestelmä,
Visma Fivaldi
Takaisin blogiin
Myyntijohtaja, joka nauttii erilaisten ihmisten kanssa työskentelemisestä. Painottaa työssään vuorovaikutustaitojen tärkeyttä, kuuntelemista ja ihmisten arvostamista. Työmottona toimii ”ihmiseltä ihmiselle”, vaikka b2b-puolella vaikutetaankin. Vapaa-ajalla perheen yhteiset hetket vievät voiton. Myös kädentaidot, kuten piirtäminen, tekstaus ja kalligrafia, ovat lähellä sydäntä.
