Ulkoistamisen lähtökohta
Talousjohtaja Mari Jerkun vastuulle Veronmaksajilla kuuluvat talouteen, sijoittamiseen ja henkilöstöhallintoon liittyvät asiat. ”Toimenkuvaani kuuluu myös kiinteistöasiat, jäsenhankinta-asioita ja yhteistyökumppanien kanssa toimimista. Työnkuvani skaala on laaja, mikä tuo työhön monipuolisuutta.” - Jerkku kertoo.
Veronmaksajilla kaksi henkilöä oli jäämässä eläkkeelle ja taloushallinnon palveluiden ulkoistaminen tuli ajankohtaiseksi.
”Lisäksi käyttämämme palkka- ja taloushallinnon ohjelmistot olivat tulossa tiensä päähän. Ennen henkilöiden eläköitymistä käynnistimme ulkoistamisprosessin, jossa oli mukana myös eläkkeelle jäävät työntekijät. Yhdessä kartoitimme eri vaihtoehtoja sekä ohjelmistojen että palveluntarjoajien osalta.
Olemme tehneet aiemmin yhteistyötä Rauhala Yhtiöiden kanssa ja saimme kuulla, että Rauhala konsernissa toimii myös tilitoimisto. Saimme Priiman myyjän yhteystiedot ja olimme häneen yhteydessä.”
Kumppanin aitous ja kasvollisuus
”Priiman hyvä asenne tekemiseen korostui heti alussa. Halusimme löytää aidon kumppanin. Koimme tärkeäksi kasvollisuuden ja omat yhteyshenkilöt. Emme halua asioida tikettipostilaatikoiden kanssa. Tavoittelimme myös sopivan kokoista, pitkäaikaista ja luotettavaa kumppania. Oli tärkeää, että palvelukuvaus räätälöitiin juuri meille sopivaksi. Valinnassa myös kotimaisuus vaikutti asiaan paljon. Se, että yrityksellä on kasvolliset suomalaiset omistajat, on positiivinen asia. Kustannukset olivat yksi kriteeri valinnassa.” - kertoo Jerkku.
Asenne asiantuntevaan tekemiseen
”Myyjänne on yrityksenne näköinen ja, -oloinen sekä tosi vakuuttava. Myyjä osasi asiansa ja selvitti kaikki esille tulleet asiat asiantuntevasti. Koimme tärkeäksi rehdin ja oikean tekemisen, eikä vain lupausten ja puheiden esittelemisen. Myyjä kuunteli aidosti meidän tarpeemme ja aikataulumme, eikä painostanut prosessissa. Tämä oli minulle tärkeää.” - Jerkku iloitsee.
”Sovimme alkuun aloituspalaverin ja asiat lähtivät sujumaan hyvin eteenpäin. Projekti lähti liikkeelle iloisesti ja ystävällisesti, mutta asioihin keskittyen. Aloitusprojektissa koimme hienoa asennetta, porukka halusi tavata meidät kasvotusten. Tapaamisessa korostui erityisesti kolme sanaa; asiantuntevuus, luotettavuus ja turvallisuus. Koimme, että olemme asiantuntevissa ja turvallisissa käsissä. Asiantuntijuus korostui myös alussa siinä, että Priimalla oli valmis sabluuna palvelukuvaukselle. Oli selkeät suuntaviivat mistä asioista pitää puhua ja mitkä asiat pitää päättää."
Perehdytys ja yhdessä kehittäminen
"Meille oli myös tärkeää perehdyttää tilitoimiston ihmiset meidän omaan tekemiseemme. Koimme tärkeäksi sitouttaa perehdytyksellä Priiman tekijät meidän toimintaan laajemmin. Priiman väki koulutti ja perehdytti vastaavasti meitä Veronmaksajien henkilöitä ohjelmistojen käyttöön. Samassa yhteydessä saimme hyviä neuvoja ja kehitysehdotuksia prosessien sujuvoittamiseksi. – Jerkku kertoo”
”Kirjanpitomme ja osa reskontristamme siirtyi Priiman hoitoon ja Fennoan ohjelmiin vuoden vaihteessa 2022. Palkkojemme laskemiseen käytetään Mepcoa. Taloushallinnon lisäksi meille oli tärkeää tuoda myös yhtiömme HR-prosessit tähän päivään ja niiden virittäminen yhdessä Priiman kanssa jatkuu yhä käyttöönoton jälkeen.
Olen kokenut Priiman asiakaspalvelun aloitusprosessissa ystävällisenä ja henkilöt ovat olleet hyvin tavoitettavissa. On pysytty aikataulussa ja sovituissa puitteissa.” -Toteaa Jerkku.
”Mikäli taloushallinnon, sen osakokonaisuuden tai palkanlaskennan ulkoistaminen on ajankohtaista, voimme suositella kumppaniksi Priima Yrityslaskentaa. Aloitusprosessi sujui toivomallamme tavalla; yhdessä hyvällä ja asiantuntevalla asenteella tehden ja aikataulussa pysyen.”
Mari Jerkku | talousjohtaja | Veronmaksajain keskusliitto ry ja Verotieto Oy
