Sähköinen kirjanpito on ollut jo pitkään pinnalla, mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Sähköinen kirjanpito on taloushallinnon prosessien hoitamista paperittomasti sähköisessä järjestelmässä. Taloushallinnon ohjelmistoja on tarjolla lukuisia ja ensimmäinen askel kirjanpidon sähköistämiseen onkin yrityksen tarpeiden kartoittaminen ja sopivan ohjelmiston valitseminen. Ohjelmiston käyttöönoton jälkeen tarvittavat taloustiedot syötetään sähköiseen muotoon ja uusista käytänteistä sovitaan yhdessä kirjanpitäjän kanssa.
Meillä Priimassa sähköistäminen on sujuvaa, kun prosessi hoituu yhdessä tutun taloushallinnon asiantuntijasi kautta. Halutessasi tilitoimistoasiakkaanamme voit hankkia ohjelmiston suoraan meidän kauttamme, mikä helpottaa työtäsi sähköistämisen yhteydessä.
Sähköisen kirjanpidon hyödyt
Kirjanpidon muuttaminen sähköiseksi on nykypäivää ja tukee yrityksen liiketoimintaa. Paperiseen kirjanpitoon verrattuna yrittäjä saa sähköisellä kirjanpidolla saman, todennäköisesti jopa syvällisemmän informaation taloudestaan vähemmällä vaivalla. Kirjanpitäjäsi ei suosittele sähköistämistä turhaan, sillä siitä on todellisia hyötyjä sekä kirjanpidon tekijälle, että lukijalle. Se esimerkiksi tehostaa kirjanpitoa, tuottaa tietoa reaaliaikaisemmin ja mahdollistaa automaatioiden hyödyntämisen. Syvennytään seuraavaksi lukuisiin sähköistämisen hyötyihin, joita ei ehkä arjessansa tule ajatelleeksi.
Paperittomuus on hyvin konkreettinen muutos, jonka sähköistäminen tuo tullessaan. Paperien käsittelyn vähentyminen tai loppuminen kokonaan tarkoittaa usein myös kustannussäästöjä mm. postituksen ja säilytystilan tarpeen vähentyessä. Yritysvastuun näkökulmastakin paperittomuus on järkevä valinta, koska se vähentää käytettävän materiaalin ja siitä syntyvän jätteen aiheuttamia ympäristövaikutuksia. Ilman paperien pyörittelyä myös tietoturva on paremmin hallittavissa, kun tiedot eivät loju ympäriinsä vaan aineistojen säilytys on hyvin rajattuna yhteen tai muutamaan sähköiseen tallennuspaikkaan.
Priimalla tietoturva on erityisen korkealla tasolla konsernisynergian ansiosta, konsernissamme on mukana Opsec Oy, joka on tietoturvan ja tietosuojan asiantuntijayritys.
Taloushallinnon prosessit tehostuvat sekä nopeutuvat sähköisen kirjanpidon yhteydessä ja järjestelmien etäkäyttömahdollisuus tuo joustavuutta ja helppoutta talousasioiden hoitoon. Käytännössä tähän vaikuttaa erityisesti päällekkäisen työn väheneminen, yhteistyön paraneminen eri tahojen kanssa, järjestelmien integraatioratkaisut ja automaatioiden käyttöönotto. Asiakkaan ja tilitoimiston yhteistyö muuttuu sujuvammaksi, kun kirjanpitäjä ja asiakas pystyvät molemmat työskentelemään järjestelmässä ja näkemään toistensa kirjaukset. Kirjanpito-ohjelmasta pystytään yleensä hoitamaan myös kolmannen tahon raportointi, esimerkiksi verottajan kausiveroilmoitukset, mikä helpottaa viranomaisyhteistyötä ja säästää aikaa raportoinnin osalta. Integraatiot mahdollistavat eri järjestelmien yhdistämisen toimivaksi kokonaisuudeksi. Hyvä esimerkki tästä on laskutus- ja kirjanpito-ohjelmiston välinen rajapinta, jonka ansiosta myyntilaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, vaikka ne tehtäisiin eri järjestelmässä.
On ymmärrettävä, että kirjanpito ei edelleenkään valmistu itsestään tilitoimistossa ”nappia painamalla” vaan asiakkaan on varmistettava, että kaikki asianmukaiset aineistot ja tiedot päätyvät kirjanpitoon, jotta asiantuntijalla on edellytykset palvelun suorittamiseen. Tietojen siirtäminen ja aineiston tallennus on kuitenkin sujuvampaa, eikä tarvitse miettiä, hukkuvatko laskut matkalla tai löytyvätkö kuitit taskusta. Tietojen saatavuus paranee, kun kaikki löytyy sähköisenä mahdollisesti jopa yhdestä ja samasta ohjelmistosta. Enää sinun ei tarvitse tonkia pölyisiä mappeja kellarivaraston hämärässä valossa vaan voit vaivattomasti noutaa halutun dokumentin sähköisestä arkistosta ajasta ja paikasta riippumatta.
Reaaliaikainen kirjanpito
Kuten aiemmin mainittiin, sähköinen kirjanpito tuottaa tietoa reaaliaikaisemmin kuin vanhanaikainen mappikirjanpito. Kirjanpidon reaaliaikaisuus on merkittävä hyöty tiedon käyttäjälleen ja erityisesti yrittäjälle tärkeä työkalu. Paperinen kirjanpito kulkee jäljessä ja raportit antavat tietoa enemmän menneestä kuin tämän hetken tilanteesta. Reaaliaikaisen sähköisen kirjanpidon ajantasaiset luvut viestivät, miten yrityksen taloudella menee juuri nyt. Yrityksen hallinto pystyy tällöin hyödyntämään kirjanpidon antamaa informaatiota tehokkaammin ja käyttämään sitä päätöksenteon tukena. Enää ei pohdita mennyttä, vaan keskitytään nykytilanteeseen ja katsotaan tulevaan. Myös esimerkiksi ennakointi ja kassavirran hallinta on helpompaa, kun on olemassa ajantasaista tietoa varojen riittävyydestä tuleviin maksuihin.
Kirjanpidon automatisointi
Palataan vielä siihen seikkaan, että taloushallinnon sähköistäminen mahdollistaa automaatioiden tehokkaan hyödyntämisen. Automatisointi tarkoittaa erilaisten älykkäiden järjestelmien hyödyntämistä kirjanpitoprosessien hoidossa ja se sopii hyvin rutiinitehtäviin, jotka ovat säännönmukaisia ja toistuvia. Automaatioita pystyy ottamaan käyttöön sähköisessä kirjanpito-ohjelmistossa. Käyttöönotosta vastaa usein kirjanpidon tekijä, ja yrittäjä voi edistää automaatioiden käyttöä yhdessä kirjanpitäjänsä tai sovellusasiantuntijansa kanssa.
Automatisoinnilla on monia hyötyjä ja se edistää entisestään sähköisen kirjanpidon tehokkuutta. Se esimerkiksi vähentää ihmisen manuaalista työtä, jolloin inhimillisten virheiden mahdollisuus pienenee. Automaattitoiminnoilla syntyvä data on johdonmukaista ja tarkkaa. Riittävä automatisointi säästää aikaa, jota automatisoinnilla usein tavoitellaankin. Mahdollisesti se voi näin ollen tuoda yrityksessä myös kustannussäästöjä, sillä aika on rahaa, kuten tavataan sanoa.
Automatisointi ei kuitenkaan koskaan korvaa kirjanpitäjää, sillä se vaatii valvontaa ja hallintaa. Kirjanpitäjää tarvitaan edelleen varmistamaan kirjanpidon oikeellisuus, tulkitsemaan lainsäädäntöä ja verotusta, tekemään tilinpäätökset ja veroilmoitukset sekä toimimaan asiantuntijana yrityksen talouden suunnittelussa. Automatisointi hoitaa rutiinit, mutta kirjanpitäjä tuo osaamisen, harkinnan ja neuvonnan – asioita, joita automaatio ei voi korvata.
Toimiessaan tehokkaasti se joka tapauksessa vapauttaa aikaa keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen ja strategisiin päätöksiin sen sijaan, että aikaa kuluisi rutiininomaiseen taloushallintoon. Lisäksi automatisointi parantaa kassavirran hallintaa ja raportoinnin reaaliaikaisuutta, mikä antaa yrittäjälle paremman näkyvyyden yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Tämä nopeuttaa päätöksentekoa ja vähentää riskejä, mikä voi olla ratkaisevaa yrityksen kasvun ja kannattavuuden kannalta.