Nyt ja lähitulevaisuudessa laskuilla myyminen on vallitseva maksutapa yritysten välillä. Tätä kutsutaan luottokaupaksi. Parhaimmillaan asiakkaat maksavat laskunsa eräpäivään mennessä ja kaikki sujuu mallikkaasti. Aina näin ei käy ja asiakkaita tulee muistuttaa ja jopa periä saatavien kotiuttamiseksi. Tämä kirjoitus antaa sinulle parhaimmat vinkit miten huolehtia eräpäivän jälkeisistä toimenpiteistä.
Etumaksu vai lasku?
Luottopäätös on suurin yksittäinen tekijä onnistuuko saatavan perintä. Jos luottotietoja ei tarkasteta asiakkaan luottotietoja riskit ovat entistä suuremmat. Elinkeinoharjoittajan y-tunnuksella ei välttämättä ole merkittäviä maksuhäiriöitä, mutta elinkeinoharjoittaja voi henkilökohtaisesti olla jopa varaton. Vastaperustettu yritys vähäisine maksuhäiriömerkintöineen ei myöskään anna vielä luotettavinta kuvaa maksukäyttätymisestä, joten kannattaa näiden suhteen olla harkitsevainen luottokaupassa.Jos haluat välttää täysin luottotappiota ja saada rahasi asiakkaalta takuuvarmasti, myy tuotteitasi/palveluitasi aina käteiskaupalla ja/tai etumaksulla. Siten työmäärä laskutuksessa minimoituu ja raha saapuu tilille ennen kuin ryhdyt toimiin. Takuuvarmaa suorittamista, jota suosittelemme erityisesti kuluttajakauppaan. Ethän sinäkään saa Gigantista yksityishenkilönä ostettua laskulla taulutelevisiota vaan joudut maksamaan hankinnan tiskillä joko käteisellä tai omalla luottokortilla (jossa luottovastuun kantaa Visa/Mastercard). Nettiostoksiin esimerkiksi Klarna tarjoaa mainion vaihtoehdon luottoriskin ulkoistamiselle.
Yritysten välisessä liiketoiminnassa luottokauppa on kuitenkin vakiintuneen kauppatavan muoto. Jos myisit pelkästään käteiskaupalla asiakkaille, menettäisit takuuvarmasti myyntiä, sillä joku toinen on valmis sujuvan liiketoiminnan nimissä ehkä myymään luotolla. Luottotietojen tarkastaminen esimerkiksi Dun&Bradstreetin palvelun avulla määrittää hyvin asiakkaasi luottokelpoisuuden. Uskallan väittää, että luottotietopalvelu on kulun sijaan investointi. Laskuttaminen on syytä tehdä huolellisesti ja pyytää asiakkaalta aina laskutustiedot. Jos hän haluaa ainoastaan kirjeitse laskun, niin pyydä vielä varmistuksena mahdollisuus laittaa kopio laskusta sähköpostiin, sillä kirjeposti on tänä päivänä ehdottomasti epäluotettavin tapa laskuttamiseen. Verkkolaskutus on modernein ja suoraviivaisin laskutustapa: selkeä, simppeli ja luotettavin. Verkkolaksu tekee asiakkaalle maksamisen helpoksi.
Laskutus ripeästi, aktiivisesti ja selkeine ehtoineen
Kun palvelu ja/tai tuote on toimitettu asiakkaalle, on aika laskuttaa asiakasta ennalta sovitulla tavalla. Mitä nopeammin laskutat sitä nopeammin raha on tililläsi. Maksuehdot vaihtelevat usein 7-30 vuorokauden välillä. Kuluttajille myytäessä maksuehto on vakiintunut 14 vuorokauteen. Mitä lyhyemmän maksuehdon saat sovittua, sitä paremmin ja positiivisemmin oma kassasi kiertää. Isommat firmat vaativat yleisesti tavallista pidempiä maksuehtoja, ja niissä tilanteissa kassavirtaa nopeuttamaan kannattaa vaihtoehdoksi miettiä myös laskurahoitusta. Viivästyskorko astuu kuvioihin, vasta kun lasku maksetaan eräpäivän jälkeen. Korkolaki määrittää kuluttajilta vaadittavan viivästyskoron ylärajan. Tällä päivämäärällä viivästyskorko on 11,5% ja kaupallisista sopimuksista (yritysten välisessä kaupankäynnissä) korko on 12,5%. Kuitenkin yritysten välillä viivästyskorosta voidaan sopia myös poikkeavasti. Eli se voi olla vaikkapa 15%.Myös asiakas tykkää tehokkaasta ja selkeästä laskutuksesta. Mikäli laskutat kerran kuukaudessa tai harvemmin, saatat joutua palauttamaan asiakkaasi mieleen mitä laskutus koskee sekä sen perusteet uudelleen. Lähtökohtaisesti jokainen asiakas haluaa hoitaa tilauksensa mahdollisimman nopeasti loppuun, ja laskun maksaminen on merkki sinun onnistuneesta työstä asiakkaan tilauksen tuottamisessa. Reklamaatioriskit myös kasvavat mitä pidempään laskutus viivästyy. Perustellut reklamaatiot tulee käsitellä myös laskun maksamisen jälkeen, mutta sinun asemasi reklamaatiotilanteissa on paremmat, jos raha on jo tililläsi. Toisinaan asiakkaat reklamoivat mitättömistä asioista saadakseen lisää maksuaikaa heikon kassan hetkinä. Huolellisen luottopäätöksen ja nopean laskutuksen myötä nämä tilanteet pystytään minimoimaan.
Entäs se yrityksen oma perintäprosessi?
Kun suoritus ei laskun eräpäivään mennessä näy, tullaan meidän perintätoimistojen ydinosaamiseen. Kun asiakas ei ole eräpäivään mennessä maksanut laskua, on tärkeää muistuttaa asiakasta asiasta mahdollisimman nopeasti. Tavanomaisesti 3-10vrk on hyvä ja kohtelias odotusaika laskun erääntymisestä muistutuksen lähettämiseen. Muistutus on syytä tehdä kirjallisesti joko verkkolaskuna tai sähköpostitse, jotta lain vaatima muistutus pystytään näyttämään toteen. Kylkeen vielä puhelu asaikkaalle, niin muistuttaminen on tehty laadukkaimmalla mahdollisella tavalla. Unohdus on yleisin syy laskun maksamattomuuteen ja puhelu herättelee unohdukseen kaikkein tehokkaimmin.
Kokonaisuuden kannalta on myös fiksuinta (ja myös selkeintä), että ensimmäisen maksumuistutuksen kohdalla et vaadi muistutuskuluja tai viivästyskorkoja. Tämä siksi, että jos asiakas ei jostain syystä ole saanut laskua tai siinä on jotain epäselvää, niin kulut ja korot aiheuttavat vain turhaa ärtymystä. Jos kuitenkin päädyt kuluja vaatimaan, niin yleinen muistutuskulu toiselta yritykseltä on yleisesti 5-10 euroa. Kuluttajan kohdalla maksimikulu on 5 euroa per muistutus ja niitä voidaan alkaa vaatimaan vasta kun alkuperäisen laskun eräpäivästä on kulunut 14vrk. Tämä lukee laissa.
Sitten se tärkein huomio omaan maksuvalvontaan: saatavasta voidaan lähettää seuraava maksullinen muistutus tai siirtää perintätoimistolle, kun edellisestä muistutuksesta on kulunut vähintään 10 vuorokautta. Aikaraja oli aiemmin 7 vuorokautta, mutta kun lakia saatavien perinnästä päivitettiin 1.5.2022, aikarajaa piteni kolmella vuorokaudella. Syyksi epäilen yleistä postinjakelusyklin harventumista. Saatavaa ei siis voida lähteä perimään, vaikka laskun eräpäivästä olisi kulunut kuukausi, jos muistutuksesta on kulunut vain 5 vuorokautta. Peruste on se, että laskun saajalle tulee antaa riittävä reagointiaika muistutuksen maksamiseen. Kuluttajaperinnässä muistutuksen jälkeen tulee antaa 14 vuorokauden reagointiaika, ennen kuin saatava on perintäkelpoinen.
Luo oma prosessi maksuvalvonnalle
Jos käytössäsi on sähköinen taloushallinnon ohjelmisto, niin laskutusprosessisi on jopa täysin automatisoitavissa. Esimerkiksi Fennoan ohjelmiston kautta voit päättää onko viimeinen manuaalinen työtehtäväsi laskun lähettäminen, jonka jälkeen muistutus ja saatavan siirto perintätoimistolle siirtyy tiettyjen päivämäärien jälkeen automaattisesti. Erityisesti maksumuistuttaminen on työvaihe, joka kannattaa automatisoida jos vain mahdollista.
Kuitenkin erityisesti pienet yritykset haluavat usein toimia harkitummin ja ”manuaalisemmin”: Seuraa viikoittain reskontraasi, lähetä valikoiden kirjalliset maksumuistutukset niille asiakkaille, joiden laskujen eräpäivät ovat menneisyydessä ja siirrä ne saatavat perintätoimistolle, joissa muistutuksen lähettämisestä on kulunut vähintään kaksi viikkoa. Uskoisin, että näin toivoisit sinuakin perintätilanteissa kohdeltavan.
Tässä vielä tiivistettynä lain mukainen prosessi:
Yritys: (laskun eräpäivä 7.3.2024)
- muistutuksen lähettäminen 8.3.2024
- siirto perintätoimistolle 18.3.2024 (vähintään 10vrk muistutuksen lähettämisestä)
Kuluttaja: (laskun eräpäivä 7.3.2024)
- lasku luotu 21.2.2024 (14vrk maksuehto)
- maksuttoman muistutuksen lähettäminen 8.3.2024
- siirto perintätoimistolle 23.3.2024 (vähintään 14vrk muistutuksen lähettämisestä)
- maksullisen 5€ muistutuksen lähettäminen 21.3.2024 (vähintään14vrk laskun erääntymisestä)
- siirto perintätoimistolle 5.4.2024 (vähintään 14vrk muistutuksen lähettämisestä)
Yritys:
- laskulla 7vrk maksuehto (laskun eräpäivä 7.3.2024)
- maksuttoman muistutuksen lähetys 14.3.2024 (7vrk eräpäivästä)
- siirto perintätoimistolle 28.3.2024 (21vrk eräpäivästä)
- laskulla 14vrk maksuehto (laskun eräpäivä 7.3.2024)
- maksuttoman muistutuksen lähetys 14.3.2024 (7vrk eräpäivästä)
- siirto perintätoimistolle 4.4.2024 (28vrk eräpäivästä)
Jäikö jokin askarruttamaan, tai voisimmeko olla muuten avuksi?
Juha Järvinen on Perintäritari Oy:n toinen yrittäjistä. Vuonna 1989 perustettu Perintäritari on seinäjokinen perintätoimisto, joka pyrkii ihmisyydellään ja inhimillisyydellään olemaan halutuin kumppani yritysten välisten saatavien perinnässä. Lisätietoja yrityksestä ja toimintatavoista perintaritari.fi
