Miksi tilitoimistot kyselevät edunsaajatietoja?

Rahanpesulaki velvoittaa tilitoimistoja tuntemaan asiakkaansa ja arvioimaan jokaisen yksittäisen asiakkaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskin. Tavalliselle tilitoimistoasiakkaalle tämä kuulostaa vieraalta ja mieleen juolahtaa usein kysymys, että eivätkö tilitoimistot sitten tunne asiakkaitaan. Tilitoimistothan hoitavat kirjanpidon ja sitä kautta kirjanpitäjällä on laaja tuntemus yrityksestä.

Tilitoimistojen tuntemisvelvoite on kuitenkin laajempi käsite. Tuntemisvelvoitteiseen liittyy se, että kaikkien asiakkaiden tuntemiseksi tehtävät toimenpiteet on dokumentoitava ja ne on pystyttävä näyttämään viranomaiselle sen pyytäessä yksittäisestä asiakkaasta kerättyjä tietoja. Dokumentoinnin puute voi johtaa mittaviin hallinnollisiin sanktioihin, jotka rahallisen vahingon lisäksi aiheuttavat kirjanpitäjälle mainehaitan.

Riskiperusteisuus

Rahanpesulain merkittävä piirre on riskiperusteisuus. Tämä tarkoittaa sitä, että toimenpiteet tuntemistietojen dokumentoimiseen ovat huomattavasti suuremmat silloin, kun asiakas käy kauppaa esimerkiksi Venäjälle kuin se, että kyseessä olisi puhtaasti kotimaan markkinoilla toimiva vähittäiskauppa. Merkittäviä riskiä nostavia tekijöitä ovat mm. ulkomainen omistus, monimutkainen konsernirakenne tai yhteydet poliittisesti vaikutusvaltaisiin henkilöihin. Kirjanpitäjän on luotava toimistoonsa malli, jolla asiakkaan riskiluokittelu tehdään, jotta toimenpiteitten laajuus on suhteutettavissa asiakkaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskiin.

Julkisten rekistereiden hyödyntäminen

Kirjanpitäjä voi hankkia tuntemistietoja julkisista rekistereistä ja asiakkaalta itseltään. Julkisten rekistereiden käyttö on yleensä maksullista ja monesti julkisten rekistereiden tiedot laahaavat perässä ja ovat puutteellisia. Tämän vuoksi osa tiedoista on pakko kysyä asiakkaalta itseltään. Esimerkiksi poliittista vaikutusvaltaa on Suomessa mahdoton rekisteröidä. Suomen laki mahdollistaa kansanedustajien ja kenraalikunnan rekisteröimisen mutta näiden henkilöiden perheenjäseniä tai yhtiökumppaneita rekistereistä ei löydy.

Rahanpesulain velvoitteet ovat tuoneet uuden työlään tehtävän kirjanpitäjille. Lain mukaan kirjanpitäjä ei saa toimittaa kirjanpitoa asiakkaalle, jos tuntemistiedot eivät ole ajan tasalla. Tämän vuoksi on tärkeää, että kirjanpitäjän asiakkaat ymmärtävät, miksi tilitoimisto lähestyy asiakkaitaan kyselylomakkeilla.

Priiman toimintamalli

Priima Yrityslaskenta on ottanut käyttöönsä Clento Oy:n tarjoaman palvelun tuntemistietojen keräämiseen ja analysoimiseen. Työkalu minimoi tuntemistietojen keräämiseen käytetyn ajan sekä tilitoimistolle että tilitoimiston asiakkaalle. Asiakas vastaanottaa lomakkeen mahdollisimman pitkälle esitäytettynä niin, että asiakkaan edustajan ei täydy lähteä hakemaan itse kaupparekisteriotetta täyttääkseen lomakkeeseen hallituksen jäsenten syntymäaikoja.Syksyn aikana Priima yrityslaskennan tavoitteena on saada kaikki tuntemistiedot ajan tasalle ja siihen ei riitä pelkästään kirjanpitäjän työ vaan avuksi tarvitaan myös asiakkaat!