Lahjakorttien käsittely palkanlaskennassa – Mitä työnantajan on hyvä tietää jo ennen lahjakorttien ostamista?

Lahjakortit ovat yritykselle toimiva lahjavaihtoehto niin henkilöstölle kuin muillekin. Mikäli tarkoituksena on tarjota henkilöstölle verovapaa lahjakortti, tulee jo lahjakorttien ostovaiheessa huomioida muutama seikka. Henkilöstön ulkopuolisille ei lahjakortteja voikaan verovapaasti antaa, mutta käsitellään nämäkin edempänä.

Lahjakortit henkilöstölle

Lahjakortteja voidaan antaa monesta eri syystä, mutta keskitytään siihen, miten työnantajan lahjana antamat lahjakortit tulee käsitellä palkanlaskennassa. Kun lahjakortin saajana on työntekijä, tulee lahjakortti käsitellä termien "yksilöity lahjakortti" ja "yksilöimätön lahjakortti"  kautta.

Yksilöidyllä lahjakortilla tarkoitetaan sellaista lahjakorttia, jossa työnantaja on rajannut lahjakortin käyttökohteen tietystä paikasta hankittavaan esineeseen tai palveluun. Työnantaja voi esimerkiksi hankkia työntekijälle lahjakortin kirjakauppaan ja kyseisellä lahjakortilla saa hankittua minkä tahansa kirjan kaupan valikoimasta.

Yksilöimättömällä lahjakortilla on sen sijaan mahdollista ostaa mitä tahansa tuotteita ja palveluja lahjakortin käyttöpaikasta. Tästä esimerkkinä olisi se, jos työnantaja hankkisi työntekijälle kirjakauppaan lahjakortin ja lahjakortilla saisi ostettua minkä tahansa tuotteen kirjakaupan valikoimasta. Tämä jälkimmäisenä esitelty yksilöimätön lahjakortti käsitellään aina työntekijän veronalaisena etuna.

Vain kun lahjakortti on yksilöity, voi kyseessä olla työntekijälle verovapaa etu. Kun tarkoituksena olisi antaa koko henkilöstölle verovapaasti lahjakortit, on lahjakortin hankkimisessa huomioitava muutama muukin seikka kuin vain äsken esitelty lahjakortin yksilöiminen. Eli muita lahjakortin verovapauden edellytyksiä ovat seuraavat:

• lahjakortit koskevat kollektiivisesti koko henkilökuntaa eli lahjakortit tarjotaan koko henkilöstölle.
• lahjakortin enimmäisarvo on vuodessa enintään 100 euroa.
• lahjakortti on henkilökohtainen eli nimetty tietylle henkilölle ja vain hän voi käyttää lahjakortin.
• lahjakorttia ei voi muuttaa rahaksi.

Kun nämä kaikki ehdot täyttyvät, on lahjakortti henkilöstölle verovapaata tuloa, eikä sitä tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin.

Lahjakortit henkilöstön ulkopuoliselle 

Kun lahjakortti annetaan lahjana henkilöstön ulkopuoliselle henkilölle, on tämä pääsääntöisesti aina henkilön verotettavaa ansiota. Tästä syystä henkilöstön ulkopuoliselle henkilölle lahjana annetut lahjakortit tulisi aina ilmoittaa tulorekisteriin. Tähän ei ole ilmoitusvelvollisuudesta vapauttavaa euromääräistä alarajaa, vaan kaikki lahjakortit tulee ilmoittaa. Palkanlaskentaan ei tarvitse toimittaa lahjakorttien saajien verokortteja, sillä lahjakorteista ei tarvitse tehdä ennakonpidätystä. Verottaja huomioi lahjakortit sitten saajan lopullisessa verotuksessa.

Kun lahjakortti annetaan lahjana ulkopuoliselle taholle, käytetään tulorekisteri-ilmoituksessa joko tulolajia "336 Työkorvaus"  tai "316 Muu veronalainen ansiotulo". Kun lahjakortin saaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin, ilmoitetaan lahjakortti tulorekisteriin työkorvauksena silloin, kun lahjakortin antamisesta on sovittu etukäteen. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin kun on sovittu, että tietyn suorituksen jälkeen tekijä saa vastikkeeksi lahjakortin.

Mikäli lahjakortin antamisesta ei olla sovittu etukäteen ja lahjakortti annetaan jälkikäteen esimerkiksi kiitokseksi, käsitellään lahjakortti saajan muuna veronalaisena ansiotulona. Tällöin ei ole väliä kuuluuko lahjakortin saaja ennakkoperintärekisteriin vai ei, sillä lahjakortti on ilmoitettava tulorekisteriin.

Lahjakortti kilpailupalkkiona

Lahjakortti voidaan antaa myös esimerkiksi kilpailupalkkiona. Mikäli lahjakortti on arvoltaan alle 100 euroa, ei kilpailupalkintona annettua lahjakorttia tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin. 100 euron ilmoittamisraja koskee jälleen koko kalenterivuotta, joten mikäli lahjakortin saaja saa vuodessa yli 100 euron arvosta lahjakortteja kilpailupalkintona, tulee hänen itse varmistaa, että lahjakortit on ilmoitettu tulorekisteriin.

Kilpailupalkintolahjakortit ovat myös verottomia 100 euroon vuodessa, mutta mikäli lahjakorttien yhteisarvo ylittää 100 euroa, on koko summa verollista ansiotuloa. Nämä ohjeet koskevat julkisia kilpailuja, joissa erillinen järjestäjä antaa palkinnon kilpailun voittajalle, kuten esimerkiksi tietokilpailu, jossa palkinto saadaan sijoituksen perusteella.

Lahjakortti arpajaisvoittona

Kilpailupalkintona annetut lahjakortit on muistettava pitää erillään arpajaisvoittona annettavasta lahjakortista, sillä näiden käsittely poikkeaa toisistaan. Mikäli lahjakorttiin voidaan soveltaa arpajaisverolakia, ei lahjakortti ole palkinnon saajan verotettavaa tuloa. Arpajaisverolain soveltamisen edellytys on, että palkinnon saamiseen on vaikuttanut sattuma joko osaksi tai kokonaan. Tällaisia arvontoja tyypillisesti ovat kauppojen ja ravintoloiden järjestämät julkiset arvonnat erilaisten vastauskuponkien täyttäneiden kesken.

Lahjakortti palkkiolahjana

Siinä missä lahja annetaan vastikkeetta, on palkkiolahjan saamiseksi tullut tehdä jotain. Palkkionsaaja on voinut esimerkiksi osallistua galluppiin, tutkimukseen tai haastatteluun ja lahjakortti voidaan antaa kiitoksena osallistumisesta. Palkkiolahjoja on mahdollista antaa niin ikään työntekijöilleen kuin henkilöstön ulkopuolisille. Henkilöstön ulkopuolelle annettava palkkiolahja käsitellään joko työkorvauksena tai muuna veronalaisena tuloa, kuten edellä on kuvattu.

Kun palkkiolahjan saajana on työntekijä, on kyseessä aina työntekijän veronalainen etu, sillä lahjan taustalla on työsuoritus. Tämä pätee myös silloin, kun palkkiolahja on arvoltaan vähäinen. Tulolajin valintaan vaikuttaa antotapa. Mikäli palkkiolahja annetaan etuna eli muuna kuin rahana, kuten lahjakorttina, käytetään ilmoittamisessa tulolajikoodia "317 Muu luontoisetu". Rahana annettu etu ilmoitetaan koodilla "310 Henkilöstölle annettu rahalahja". Etu on molemmin tavoin annettuna kaikkien sivukulujen alaista tuloa.

Jäikö jokin askarruttamaan, tai voisimmeko olla muuten avuksi?