Priima Yrityslaskennan blogi

 

Tilaa blogikoosteet sähköpostiisi

 

18.5.2020 8:25

Kuinka hyödyntää yrityksen HR-dataa?

Raportointi – tiedon analysointi – tiedolla johtaminen – päätöksenteko. Näin HR-datan käsittelyn pitäisi yrityksessä edetä. Käydään seuraavassa tarkemmin läpi, millaisia raportteja henkilöstöhallinnosta tulisi hyödyntää ja miten HR-dataa analysoidaan.

 

Perussääntöjä HR-datan raportteihin:

1) On ehdottoman tärkeää, että käyttämästäsi HR-järjestelmästä saa suoraan raportteja. Niitä ei tulisi itse koostaa esimerkeiksi Exceleihin. Raportit tulisi saada ohjelmasta nappia painamalla. Tämä siksi, että seuraavat perussäännöt voivat toteutua:

2) Raportoinnin tulisi olla kattava eli aina työajanseurannasta henkilöstöhallintoon, palkanlaskentaan ja edelleen kirjanpitoon. Näin ollen käytettävän HR-järjestelmän tulee olla kattava ja tiedon on liikuttava automaattisesti. 

3) Raportoinnin tulisi olla reaaliaikaista, eikä pelkkää menneeseen tarkastelua.

4) Hyvästä HR-järjestelmästä ajettavat raportit ovat räätälöitävissä ja muutettavissa tarpeen mukaan.

5) Lisäksi järjestelmästä pitäisi pystyä hyödyntämään erilaisia esitäytettyjä lomakkeita, työsopimuksia, työtodistuksia, varhaisen tuen välittämisen pohjia jne. Näin käsin kirjaaminen jää pois, raportointi on yhdenmukaista ja tiedot ovat mappien sijaan turvallisesti ja lainmukaisesti tallessa järjestelmässä.

 

3 vinkkiä HR-datan analysointiin

Kun raporttien oikeellisuuteen voi luottaa, voi HR-datan analysointiin keskittyä. Alkuun on siis varmistettava, ettet mututuntumalla analysoi mutu-lukuja. Tästä voit varmistua ainoastaan niin, että hallitsette kertyvän HR-datanne (lisätietoa täällä). Hypätään kuitenkin jo eteenpäin: kun datan sisältö ja raportit ovat viimeisen päälle, tulee huomio keskittää henkilöstöhallinnosta saatavan tiedon analysointiin.

Jos HR-datan analysointi on itselle vierasta, voi alkuun pääseminen tuntua hankalalta. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että HR-datan analysointiin pätee ihan samat lainalaisuudet kuin muunkin datan analysointiin: On valittava muutama tärkeä tarkastelun kohde ja lähdettävä siitä liikkeelle. Analysointia tehdessä sinulle pikkuhiljaa tarkentuu uusia seurantakohteita ja HR:n tunnuslukuja, joita haluat seurata. Näin analysointi täydentyy. Lähde siis vain rohkeasti liikkeelle. Tässä kolme vinkkiä yleisistä analysointinäkökulmista avuksesi:

1) Etsi syy-seuraussuhteita. Onko esimerkiksi vaihtuvuus kasvanut tietyllä osastolla? Miksi? Tee tämän jälkeen toimenpidesuunnitelma.

2) Mittaa saavutettuja tuloksia ja tarkastele vertailevaa seurantaa. Onko sairauspoissaolojen määrä sama kuin vuosi sitten tähän aikaan? Mistä kasvu tai lasku johtuvat? Miten toimitte jatkossa?

3) Johda raporteista ennakoivia strategioita esimerkiksi vuositason palkankorotuksiin. Voit siis jo ennustaa tulevaa!

Se, analysoidaanko palkkatilastoja, lomakertymiä, tasa-arvoa, poissaoloprosentteja, koulutusmääriä, työnantajamielikuvaa, työhyvinvointia vai henkilöstön osaamista, riippuu liiketoiminnastasi ja sen strategisista tavoitteita. Seurattavat kohteet kannattaa valita omaa strategiaa tukevaksi.

 

Lisäapua

Lataa maksuton webinaaritallenne:

AdobeStock_167643186

Näin järjestät palkka- ja HR-datan helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi

Katso tallenne

 

Lue myös aiemmat blogimme:

 

Takaisin blogiin