Yrityksen palkkahallintoon ja HR-tehtäviin kuuluu valtavan paljon osa-alueita. Tämäkin vuosi on tuonut mukanaan monia uudistuksia niin lain kuin etuuksienkin käsittelyn suhteen. Suuntaa huomiosi oleelliseen. Käydään läpi muutamia tärkeimpiä uudistuksia sekä huomioitavia asioita: kokonaistyöajan seuraaminen, luontoisetujen verotuksen muutokset, tulorekisteriasiaa, suomi.fi-valtuudet ja vuosilomiin liittyvät ajankohtaiset asiat.
Aiemmin työaikalaki sääteli vuosittaista ylitöiden määrää. Laki tämän osalta muuttui jo 1.1.2020. Viime vuosi oli kuitenkin siirtymäaikaa, joten käytännössä viimeistään nyt vuoden 2021 alusta alkaen tulisi seurata työntekijän enimmäistyöaikaa pelkkien ylitöiden sijaan.
Tämä tarkoittaa, ettei työntekijän työaika saa ylittää keskimäärin 48 tuntia viikossa neljän kuukauden tarkastelujakson aikana. Tähän 48 tuntiin lasketaan kaikki tunnit, sisältäen esim. normaalit työtunnit, lisätyöt ja hätätyöt.
Käytännössä työntekijällä voi olla viikkoja, joissa työaika ylittää reilustikin tuon 48h tuntia, kunhan sitten vastaavasti on lyhempiäkin viikkoja tasaamassa työaikaa tuolla neljän kuukauden tarkastelujaksolla. Neljän kuukauden tarkastelujaksoa ei ole mitenkään määritelty, eli tuon jaksotuksen voi tehdä työpaikkakohtaisesti. Työehtosopimuksissa voi olla sovittuna myös pidemmistäkin tasoittumisjaksoista, tämä kannattaa tarkistaa.
Vuodenvaihteessa työnantajalle tuli lisää mahdollisuuksia tarjota työntekijöille entistä ympäristöystävällisempiä etuja.
Esimerkiksi 2021 alusta alkaen polkupyöräetu muuttui verovapaaksi 1200e asti vuodessa. Pyörän työntekijälle hankkii työantaja, ja sopimuksen mukaan pyörän kustannukset voi joko pidättää palkasta tai tarjota palkan päälle tulevana etuna. Molemmissa tapauksissa etu on verovapaata 1200 euroon asti vuodessa. Pyörää voi käyttää työmatkojen lisäksi myös kaikkiin yksityisajoihin. Paljon pyöräilevälle työsuhdepyörä on hyvä tapa saada uusi pyörä käyttöönsä kohtalaisin kustannuksin, sisältäen huollot ja varkausvakuutuksen. Työnantaja taas säästää edun osalta palkan sivukulut, ja vahvistaa yrityksen houkuttelevuutta työnantajana.
Myös täyssähköisten autojen verotusarvoon tuli alennus, eli edun kuukausittaisesta verotusarvosta voidaan tehdä 170e alennus. Kyseessä on määräaikainen verotuki, ja koskee täyssähköautoja, jotka on ensirekisteröity Suomeen 2020 tai sen jälkeen.
Lisäksi työsuhdematkalipun veronalainen osuus poistui, ja 2021 alkaen etu on verovapaata 3400 euroon asti vuodessa.
Tulorekisterin aikaista elämää on nyt eletty ja opeteltu pari vuotta. Suurimmat kompastuskivet ja pullonkaulat on toivon mukaan jo saatu selätettyä, ja tulorekisteri on alun epätoivon jälkeen helpottanut eri toimijoiden välistä tietojensaantia huomattavasti.
Vuoden 2021 alusta alkaen on erityisen tärkeä ilmoittaa tulorekisteriin palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoitukset ajallaan ja oikein. 1.1.2021 alkaen on nimittäin mahdollista, että Verohallinto määrää myöhästymismaksua, jos ilmoitukset on tehty tulorekisteriin myöhässä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tiedot pitää olla tulorekisterissä viimeistään maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden kahdeksantena päivänä. Myöhästymismaksuista ja niiden suuruudesta voit lukea lisää verottajan sivuilta.
Jos joudut korjaamaan tulorekisteriin vuoden 2020 palkkatietoja, jotka vaikuttavat jotenkin ennakonpidätykseen, huomioithan, että nämä tiedot eivät enää 15.3.2021 jälkeen ehdi siirtyä tulorekisterin kautta palkansaajien esitäytetyille veroilmoituksille. Eli jos korjattavaa vielä tulee, muutokset tulee ilmoittaa suoraan myös verohallintoon ja muille mahdollisille tahoille, joihin asia vaikuttaa, esimerkiksi eläkeyhtiöihin. Korjaukset tulee joka tapauksessa päivittää myös tulorekisteriin, koska lain mukaan palkkatietojen tulee olla tulorekisterissä 10 vuoden ajan.
Etuustietojen ilmoittaminen tulorekisteriin tuli pakolliseksi 1.1.2021 alkaen. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi Kelan, valtion, kuntien yms. viranomaistahojen maksamia lakisääteisiä eläkkeitä ja etuuksia. Yritysten palkansaajille maksettavat palkat ja luontoisedut ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksilla. Työnantajan näkökulmasta etuuksien ilmoituksiin lukeutuvat esimerkiksi siviilipalvelushenkilöille maksettavat päivärahat, joita ei siis voi ilmoittaa palkkatietoilmoituksina, vaan etuutena.
Kukaan ei varmasti ole voinut välttyä kuulemasta ja lukemasta Suomi.fi-tunnuksista. Toivon mukaan suurimmalla osalla nämä asiat kunnossa jo ovatkin. Suurin osa viranomaistahoista on jo Suomi.fi:n siirtynyt ja viimeisten joukossa tähän siirtyy verohallinto 30.4.2021 alkaen. Tämän jälkeen vanhat katso.fi oikeudet lakkaavat lopullisesti toimimasta.
Suomi.fi valtuuksia tarvitaan tietojen sähköiseen ilmoittamiseen muun muassa Tulorekisteriin, Kelaan, Verohallintoon sekä muille viranomaisille. Eli ilman näitä valtuuksia esimerkiksi tilitoimistojen asiointi yrityksen puolesta on lähestulkoon mahdotonta. Hoidathan yrityksesi omat valtuusasiat kuntoon pikapikaa mikäli et ole vielä tehnyt.
Kevät on palkkahallinnossa kiireistä aikaa. Lomanmääräytymisvuosi loppuu 1.4., ja sen jälkeen edessä on lomalaskennat.
Muistathan, että 1.4.2019 voimaan tullut vuosilomalain muutos turvaa työntekijän oikeuden vähintään neljän viikon palkalliseen vapaaseen, mikäli työntekijä on lomanmääräytymisvuoden aikana ollut pois työstä sairauden tai lääkinnällisen kuntoutuksen vuoksi.
Tämä laki konkretisoituu viimeistään nyt lomanmääräytymisvuoden päättyessä, jolloin tarkastellaan työntekijöiden oikeutta mahdollisiin lisävapaapäiviin. Käytännössä oikeus lisävapaapäiviin syntyy, jos vuosilomaa on pitkän sairauden tai kuntoutuksen takia kertynyt vähemmän kuin 24 päivää, ja työntekijälle normaalisti töissä ollessa olisi tuon verran lomaa kertynyt. Lue lisävapaapäivistä lisää täältä blogista.
Edellämainittujen muistutusten ja muutosten lisäksi tarkista, ovatko nämä asiat muistissa:
Mikäli haluat lisätietoja näistä teemoista, lataa suositun webinaarimme maksuton tallenne, jossa liiketoimintajohtajamme Anna Koivula jakaa näistä tarkemmin.
Jos tuntuu, ettei oma huomio ehdi kaikkiin näihin muutoksiin mukaan, kannattaa yrityksen pohtia palkanlaskennan ulkoistamista. Tilitoimisto Priima Yrityslaskennasta otetaan koppi niistä palkanlaskenta- ja HR-tehtävistä, jotka kuormittavat teitä turhaan. Me hoidamme asiat puolestanne ja kerromme kyllä, mitkä asiat vaativat teiltä reagointia.
”Priima Yrityslaskennan palkanlaskentapalvelu on asiantuntevaa ja tarkkaa. Olemme erittäin tyytyväisiä saamaamme palveluun.”
Jukka Kaski | talous- ja henkilöstöpäällikkö | Atexor Oy
”Meillä palkansaajamäärät vaihtelevat todella paljon tuotantojemme mukaan. Siitä huolimatta talousosastomme työmäärä pysyy entistä tasaisempana, kun Priima Yrityslaskenta hoitaa palkanlaskennan.”
Liisi Salo | talousjohtaja | NENT Studios Finland Oy
”Priimassa palkanlaskenta toimii kaikissa tilanteissa, myös loma-aikoina. Palkanlaskijat hoitavat yhteistyösuhdettamme oma-aloitteisesti ja tiedonkulku on sujuvaa. Osaamisen taso on huippu luokkaa ja toimintatavat ennakoivia. Valitessamme Priiman, valitsimme oikein.”
Ann-Charlotte Grönlund | konsernin talousjohtaja | Ejendals Suomi Oy